# 自治会・町内会の総会の議事録（書き方と記入例・回覧のしかた）

> 自治会・町内会の総会の議事録の書き方を、記入例つきで紹介します。まず規約（会則）に議事録の決まりがあるかを確かめること、書く項目、コピーして使える型、賛成と反対の数の書き方、回覧や掲示で配るときの個人の情報への気づかいをまとめました。

- URL: https://picoshops.com/gijiroku/jichikai
- 最終確認日: 2026-10-19
- 公開日: 2026-10-19
- 運営: Zawa Lab（個人事業主）

このサイトでは、自治会・町内会の総会の議事録を、総会で決まったことを出席しなかった会員にも伝えるために残す記録と呼びます。書き始める前に、団体の規約（会則）に議事録の決まりがないかを確かめます。

このページでは、規約の確かめ方、書く項目、コピーして使える型と記入例、賛成・反対の数の書き方、回覧や掲示で配るときの気づかいを紹介します。

## まず確かめる：団体の規約（会則）に議事録の決まりがあるか

議事録の書き方は、団体の規約で決まっていることがあります。このサイトでは、書き始める前に規約を開いて、決まりを探すことをすすめます。

規約とは、その団体が自分たちで決めた、運営の決まりのことです。会則など、団体によって呼び名が違いますが、このサイトではまとめて規約と呼びます。

探す語は、議事録・総会・議長・署名・委任状・回覧の6つです。見つかった条の番号は、型の余白に控えておくと、あとで確かめ直せます。

表：規約で探す語と、見つかったときの使い方（このサイトで作った表です）
| 探す語 | 確かめること | 使う節 |
|---|---|---|
| 議事録 | 議事録を作る決まり、書く項目、だれが作るか | 項目の表と型の節（規約の決まりを先にします） |
| 総会 | 総会の開き方、議案の決め方 | 賛成・反対・保留の数の節 |
| 議長 | 議長をだれが務めるか、どう決めるか | 項目の表の議長の行 |
| 署名 | 署名する人、人数、押印の有無 | 議事録署名人の節 |
| 委任状 | 委任状の扱い | 賛成・反対・保留の数の節 |
| 回覧 | 会員への知らせ方 | 回覧・掲示の節 |

6つの語で見つからなくても、ほかの言い方で決まりが書かれていることがあるので、総会の条は通して読みます。それでも見つからない書き方は、このサイトの型を土台にして、役員で決めた書き方を控えておきます。署名と委任状の扱いが見つからないときは、このページでは調べていないので、専門家に確かめてください。

法律に決まりがあるかどうかは、このページでは調べていません。ですから、法律の決まりがないとは言えません。

会議の議事録そのものの基本は、[議事録の書き方](https://picoshops.com/gijiroku)で紹介しています。このページは、総会の議事録に絞っています。

## 総会の議事録に書く項目

このサイトの型では、総会の議事録に書く項目は11です。団体名と日時、出席数、議案ごとの結果、意見、署名を、この順に書きます。

次の表は、このサイトで決めた項目です。規約に決まった項目があるときは、規約を優先します。

表：総会の議事録に書く11の項目（このサイトで作った表です）
| 項目 | 何を書くか | だれが埋めるか |
|---|---|---|
| 団体名・総会の名前 | 団体の名前と、第何回か、または何年度の総会か | 書記 |
| 通知を出した日 | 会員に総会を知らせた日 | 書記が、通知を出した役員に確かめて書く |
| 開催日時 | 年月日、曜日、始まりと終わりの時刻 | 書記 |
| 開催場所 | 集会所の名前など | 書記 |
| 議長・書記 | 議長と書記の名前と、議長の決め方（規約の何条によるか、総会で選んだか） | 書記 |
| 会員数・出席数 | 会員の数と、出席・委任状・欠席の内訳 | 受付の係が数え、書記が合計する |
| 議案ごとの結果 | 議案の番号と名前、賛成・反対・保留（このサイトの型では、賛成にも反対にも入れないこと）の数、結果 | 書記が、議長の読み上げを聞いて書く |
| 意見・質問 | 出た意見と、その答え。だれが答えるか | 書記 |
| 議事の経過の概要 | 話し合いの流れを、短く | 書記 |
| 署名 | 議長と議事録署名人の署名 | 署名する人が自分で書く |
| 作成者・作成日 | 議事録を書いた人と、書いた日 | 書記 |

会議の議事録の基本の項目は、[議事録に書く7つの項目](https://picoshops.com/gijiroku#sec-3)で紹介しています。総会の型では、出席者の名前の代わりに出席の数を書き、決まったことは議案ごとの賛成・反対・保留の数と結果で書きます。

地域の団体が出している様式にも、総会議事録の例があります。安曇川地域住民自治協議会の「７－４ 総会議事録（例）」では、項目として「１．総会通知年月日」「２．開催日時」「３．開催場所」「４．出席者数」「５．議決事項」「６．議事の経過の概要および、議案別議決の結果」が並んでいます。

> **変わることがある情報**（確認日: 2026-10-19 / 出典: [安曇川地域住民自治協議会「７－４ 総会議事録（例）」](https://adojichi.com/wp-content/uploads/2026/03/youshiki-04-gijiroku-2026.pdf)）
>
> 地域の団体が出している様式で、全国の決まりではありません。このサイトの型は、この様式の項目も参考にして、このサイトで作ったものです。
>
> 最新の内容は公式ページでご確認ください。

## コピーして使える総会の議事録の型（記入例つき）

このサイトで作った、総会の議事録の型と記入例です。型をコピーして空欄を埋めれば使えます。規約に決まった形があれば、そちらが先です。

次の型は、このサイトで作ったものです。（　）の中の説明は、埋めたら消してから、回覧や掲示で配ります。

```
団体名：
総会の名前：　　　（例：令和　年度　通常総会）
総会の通知を出した日：　　年　　月　　日（　）
開催日時：　　年　　月　　日（　）　　時　　分〜　　時　　分
開催場所：
議長：　　　　　（決め方：規約第　条による／総会で選んだ）
書記：　　　　　（議事録を書く人）

会員数：　　　　（世帯または人。規約のとおりに数える）
出席数：
　出席（会場に来た人）：
　委任状：
　欠席（委任状なし）：
　規約で決めた、総会が成り立つ数：　　　（規約第　条）

議案と結果：
　第1号議案：
　　賛成　　　反対　　　保留　　　結果：（承認／修正して承認／否決／持ち越し）
　　意見・質問と答え：
　　直した内容（修正して承認のとき）：
　第2号議案：
　　賛成　　　反対　　　保留　　　結果：

議事の経過の概要：（話し合いの流れを短く）

署名（置くとき）：
　議長：　　　　　　　　印
　議事録署名人：　　　　印

作成者：　　　　作成日：　　年　　月　　日
```

議長の欄には、名前と決め方を書きます。規約に議長の決め方の条があるときは、その条の番号を書きます。出席した人の名簿は、この型には入れず、別の紙にします。

次の記入例は、このサイトで作ったものです。実在の団体の記録ではありません。

```
○○町内会　令和9年度　通常総会　議事録

総会の通知を出した日：2027年4月4日（日）
開催日時：2027年4月18日（日）10時〜11時
開催場所：○○町集会所
議長：会長（規約第○条による）
書記：副会長

会員数：120世帯
出席数：
　出席（会場に来た人）：32世帯
　委任状：61世帯
　欠席（委任状なし）：27世帯

議案と結果：
　第1号議案：令和8年度の活動報告と会計報告
　　賛成85　反対5　保留3　結果：承認
　　意見・質問と答え：街灯の修理の内訳を知りたい。会計が、次の回覧で知らせる。
　第2号議案：令和9年度の班長の順番
　　賛成93　反対0　保留0　結果：承認
　第3号議案：夏祭りの日程
　　賛成70　反対20　保留3　結果：修正して承認
　　意見・質問と答え：日程を1週間後ろにずらす案が出た。
　　直した内容：日程を、案の日から1週間後ろにした。直した案で決を採った。

議事の経過の概要：はじめに、総会で、出席者の中から議事録署名人1名を選んだ。活動報告のあと、第1号議案で街灯の修理の内訳について質問が出た。第3号議案では、日程を直す案が出て、案を直したうえで決を採った。

署名：
　議長（会長）：○○　○○　印
　議事録署名人：○○　○○　印

作成者：副会長　作成日：2027年4月23日（金）
```

この例では、会員が120世帯で、会場に来た世帯が32、委任状が61、欠席が27です。32と61と27を足すと、120になります。

出席と委任状を足した93世帯が、どの議案でも、賛成・反対・保留を足した数と同じです。第1号は85と5と3、第2号は93と0と0、第3号は70と20と3で、どれも93になります。

この例は、委任状を出した世帯も出席に数え、直した案を含めて、どの議案の数にも入れると規約で決めている団体としています。自分の団体では、規約に合わせて数え方を直してください。

録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、[AI議事録の見本](https://picoshops.com/tools/ai-gijiroku)で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。

## 決を採ったところの書き方（賛成・反対・保留の数）

このサイトの型では、議案ごとに、賛成・反対・保留の人数と結果を書きます。拍手のように数えずに決めたときは、数の代わりに決め方を書きます。

書く順番は、議案の番号と名前、賛成・反対・保留の数、結果です。賛成多数とだけ書くと、あとで何人が賛成したのかを確かめられないので、このサイトでは、数えたときは数を書きます。

表：決め方ごとの結果の書き方（このサイトで作った表です）
| 決め方 | 書き方の例 |
|---|---|
| 手を挙げて数えた | 賛成85　反対5　保留3　結果：承認 |
| 拍手で決めた | 拍手により承認（数えていないので、数は書かない） |
| 案を直して決めた | 賛成70　反対20　保留3　結果：修正して承認（直した内容を次の行に書く） |
| 決まらなかった | 結果：持ち越し（次の回に何を用意するかを次の行に書く） |

委任状を出した世帯を出席に数えるか、議案ごとの賛成・反対・保留の数にどう入れるかは、規約で決まります。拍手のように数えない決め方や、その場で案を直して決を採ることを使ってよいかも、規約で確かめます。このページでは判断しないので、規約に定めが見つからないときは、専門家に確かめてください。

総会が成り立つのに要る出席の数が規約で決まっている団体では、出席数の欄の下に、規約の数と条の番号を書いておきます。足りていたかどうかは、規約に照らして役員が確かめます。

何人の賛成で承認になるかも、規約で決まります。この型には、承認になる人数を書く欄を作っていません。結果の欄には、規約に照らして役員が確かめた結果を書きます。

## 議事録署名人を置くとき

署名人を置くかどうかは、規約で確かめます。このサイトの型では、置くときは、議長と署名人が署名する欄を、議事録の最後に付けます。

規約に署名人の人数が書かれているときは、同じ人数分の欄を作ります。署名の方法（名前を書くか、印を押すか）も、規約で確かめます。

このサイトのすすめは、署名人をどう選んだか（規約の何条によるか、総会で選んだか）を、議事の経過の概要に1文で書いておくことです。

安曇川地域住民自治協議会の様式の締めの文は、「上記のとおり、総会の議事録を作成し、議長および議事録署名人は次に署名・捺印する。」です。署名・捺印が要るかどうかは規約で決まるので、この様式を、要る根拠にはしません。

次の署名の欄は、このサイトで作ったものです。署名人を置かない団体は署名人の行を、印を押さない団体は印の字を消して使います。

```
上記のとおり、総会の議事録を作成したので、次に署名する。

議長：　　　　　　　　　印
議事録署名人：　　　　　印
議事録署名人：　　　　　印
```

このサイトのすすめは、署名の前に、署名人が議事録を最後まで読むことです。これは目安で、決まりではありません。

自治会・町内会の議事録署名人については、[議事録署名人とは](https://picoshops.com/gijiroku/shomeinin#sec-4)のページでも扱っています。

## 回覧・掲示・配るときの気づかい（個人の情報）

回覧と掲示は、議事録を読む人の範囲が広がります。このサイトでは、名前・住所・欠席の理由を載せるかどうかを、配る前に役員で決めることをすすめます。

次の表は、このサイトで作ったものです。載せるかどうかの決め方は、団体ごとに役員で話し合って決めます。

表：回覧・掲示に載せるかを決めるもの（このサイトで作った表です）
| 載せるもの | 書き方の例 | 役員で決めること |
|---|---|---|
| 出席者の名前 | 名簿は別紙にして、議事録には人数だけを書く | 名簿を回覧に付けるか |
| 欠席の理由 | 理由は書かず、欠席の人数だけを書く | 理由を知らせるときの範囲 |
| 発言した人の名前 | 班長、会計のように、役目で書く | 個人の名前を書くか |
| 住所・電話番号 | 議事録には書かない | 必要な連絡先を、別の文書で知らせるか |
| 質問の中の個人の事情 | 事情は書かず、質問のねらいだけを書く | どこまで残すか |

配る時期について、このサイトのすすめは、総会の日から1週間以内に、議事録の案を議長に見てもらうことです。確かめたあとの議事録を、次の回覧の回で配ります。

記入例の総会は2027年4月18日（日）なので、1週間以内は4月25日（日）までです。記入例の作成日は4月23日（金）なので、25日（日）までに議長に見てもらえます。

次の回覧が1週間より先になるときは、いつ出すかを先に役員で決めておきます。これは目安で、決まりではありません。

## 役員会・班長会の議事録

役員会や班長会の議事録は、総会の型より短い型から始められます。このサイトでは、日付・決まったこと・やることの簡易の型に、出席の欄を足します。

簡易の型の全体は、[簡易の型](https://picoshops.com/gijiroku/format#sec-1)で紹介しています。次の型は、それに出席と次回の欄を足した、このサイトで作ったものです。

```
会議名：（役員会／班長会）
日付：　　年　　月　　日（　）
出席：　　名（欠席　　名）　（名前を書くかは、配る前に決めておく）
決まったこと：
　・
やること：（だれが／何を／いつまでに）
　・
次回：
```

総会の議案にする案を役員会で話し合ったときは、役員会の議事録の決まったことの欄に、総会に出す案の内容を書いておくことを、このサイトではすすめます。総会の議事録と見比べられるよう、議案の名前をそろえます。

## このページで扱わないこと（管理組合・認可地縁団体・法人の総会）

このページが扱うのは、地方自治法の認可を受けた地縁団体ではない自治会・町内会が、規約（会則）で開く総会です。ほかの団体の総会は、調べていないので扱いません。

マンションの管理組合の総会、地方自治法の認可を受けた地縁団体、法人の総会は、このページでは調べていないので扱いません。どの法律で決まるかも、このページでは書きません。

自分の団体がどれに当たるか分からないときは、会長などの役員に聞くか、規約を確かめてください。それでも分からないときは、専門家に聞いてください。

このページで紹介したのは、このサイトで作った型と、地域の団体の様式の項目の例です。有効か無効かの判断や、自分の団体の場合にどうするかの最終の判断は、規約を確かめたうえで、専門家（弁護士など）に確かめてください。

## よくある質問

### 自治会の総会の議事録は、だれが書きますか？

書く人は、団体の規約（会則）で決まっていることがあります。見つからないときは、このサイトでは、総会の前に書記を決めて、議長とは別の人にすることをすすめます。これは目安で、決まりではありません。

### 総会の議事録に、署名は要りますか？

署名が要るかどうかは、規約の定めで変わります。規約に定めが見つからないときの扱いは、このページでは調べていないので、専門家に確かめてください。このサイトの型には、署名人を置くときのための署名の欄があります。

### 総会に欠席した人の名前も、議事録に書きますか？

このサイトの型では、欠席した人の名前は書かず、人数だけを書きます。名前を載せるかどうかは、規約か、配る前の役員の話し合いで決めます。

### 総会の議事録は、いつまでに回覧すればよいですか？

このサイトのすすめは、総会の日から1週間以内に、議事録の案を議長に見てもらうことです。確かめたあとの議事録を、次の回覧の回で配ります。これは目安で、決まりではありません。

### 手書きの議事録でもかまいませんか？

このサイトの型は、印刷して、空欄に手で書き込んでも使えます。規約に議事録の作り方の決まりがあるときは、それに合わせます。