# 面談記録の書き方（書く項目・テンプレート・書かないほうがよいこと） > 社員との面談の記録（面談記録）の書き方を紹介します。議事録との違い、書く項目、コピーして使えるテンプレート、事実と意見の分け方、健康や家族などの個人の情報の扱い、しまい方と見せる範囲をまとめました。 - URL: https://picoshops.com/gijiroku/mendan-kiroku - 最終確認日: 2026-10-19 - 公開日: 2026-10-19 - 運営: Zawa Lab（個人事業主） このサイトでは、社員との面談で話したことを、一人の人について残す記録として、面談記録と呼びます。このページでは、書く項目、コピーして使えるテンプレート（書く欄を並べた型）、事実と意見の分け方、個人の情報の扱い、しまい方を紹介します。 健康や家族の話の節では条文の言葉を、最後の節では国のページの言葉を紹介します。自分の会社の場合の最終の判断は、専門家に確かめてください。 ## 面談記録とは（議事録との違い） このサイトでは、面談記録を、会議の議事録とは分けて、一人の社員について話したことを残す記録と呼びます。読む人は、議事録より狭くなります。 議事録は、会議で決まったことを、出席者みんなで確かめるために書きます。面談記録は、一人の人について話したことを、あとで面談した人が思い出せるように、限った人だけで持ちます。議事録の書き方の全体は、[議事録の書き方](https://picoshops.com/gijiroku)に書きました。 表：議事録と面談記録の違い（このサイトで作った表です） | 見る点 | 会議の議事録 | 面談記録 | |---|---|---| | 残すもの | 会議で決まったこと、やること | 一人の人について話したこと、本人の説明や希望 | | 読む人 | 出席者や、会議に関係する人 | 会社が決めた、限られた人 | | 書く人 | 書記（会議ごとに決める） | 面談した人 | | 事実と意見 | 決まったことを中心に書く | 事実と、面談した人の見方を分けて書く | 短く残す面談の型は、[会議の種類で変わるところ](https://picoshops.com/gijiroku/format#sec-6)の「面談・1on1」にあります。このページの型は、注意や指導、役割の変更、本人の事情を聞いた面談のように、あとで事実を確かめたくなる面談に使います。 保育園や学校の面談の記録は、このページでは調べていないので扱いません。採用面接は、国のページを紹介する節だけで触れます。 ## 面談記録に書く項目 このサイトの型では、書く項目は11です。迷ったときは、話した事実、決まったこと、やることの3つから埋めます。 次の表は、このサイトで決めた項目です。会社に決まった用紙があるときは、その用紙の項目を優先します。 表：面談記録に書く11の項目（このサイトで作った表です） | 項目 | 何を書くか | だれが埋めるか | |---|---|---| | 面談日時 | 始まりと終わりの時刻。曜日も書く | 面談した人 | | 面談した人 | 名前と役職。記録する人でもある | 面談した人 | | 面談を受けた人 | 名前と部署 | 面談した人 | | きっかけ | 定期の面談、本人の希望、上司が必要と考えた、のどれか | 面談した人 | | 話した事実 | 日付、回数、本人が言った言葉など、見聞きしたこと | 面談した人 | | 本人の説明・希望 | 本人が話した理由や、してほしいこと。言葉をなるべくそのまま写す | 面談した人 | | 面談した人の見方 | 事実から考えたこと。意見と分かるように書く | 面談した人 | | 決まったこと | 面談の最後に、本人と言葉で確かめ合った結論 | 面談した人 | | やること | 本人と面談した人が、それぞれ、いつまでにすること | 面談した人 | | 次の面談 | 次に会う日時。決めないときは、なしと書く | 面談した人 | | 見せる範囲としまう場所 | 見てよい人の役職と、置き場所 | 面談した人。会社の決まりがなければ、面談の前に社内で決めて書く | **話した事実**、**本人の説明・希望**、**面談した人の見方**を別の欄にしているのが、このサイトの型の特徴です。分け方は、「事実と意見を分けて書く」の節で紹介します。 ## コピーして使える面談記録のテンプレート このページのテンプレートは、11の項目を並べた1つで、見せる範囲としまう場所だけは2行に分けています。コピーして、空欄を埋めて使います。 次の型は、このサイトで作ったものです。どの空欄も、面談した人が埋めます。（　）の中の説明は、埋めたら消します。 ``` 面談日時：　　年　　月　　日（　）　　時　　分〜　　時　　分 面談した人：　　　　（名前と役職） 面談を受けた人：　　（名前と部署） きっかけ：　　　　　（定期／本人の希望／上司が必要と考えた） 話した事実：　　　　（日付・回数・本人が言った言葉。見聞きしたことだけ） 　・ 本人の説明・希望：　（言葉をなるべくそのまま） 　・ 面談した人の見方：　（意見。文の終わりは〜と考える） 　・ 決まったこと： 　・ やること：　　　　　（本人／面談した人　だれが・何を・いつまでに） 　・ 次の面談：　　年　　月　　日（　）　　時　　分 見せる範囲：　　　　（見てよい人の役職） しまう場所： ``` ExcelやGoogleスプレッドシートに貼るときの手順は、[Excel・Googleスプレッドシートで使う](https://picoshops.com/gijiroku/format#sec-5)の節に書いた手順と同じです。 次の例は、このサイトで作ったものです。実在の人や会社の記録ではありません。 ``` 面談日時：2026年10月26日（月）16時〜16時30分 面談した人：営業部長 面談を受けた人：営業担当 きっかけ：上司が必要と考えた 話した事実： 　・10月6日（火）、10月14日（水）、10月23日（金）の3回、始業の9時より遅れて出社した。 本人の説明・希望： 　・10月は朝の電車が遅れることが多かった。 　・11月から、1本早い電車に乗りたい。 面談した人の見方： 　・電車の遅れが理由なら、本人の対応で足りると考える。 　・11月にも続くようなら、もう一度話す必要があると考える。 決まったこと： 　・11月から、本人が1本早い電車に乗る。 やること： 　・本人が、11月2日（月）から、始業の9時までに出社する。 　・面談した人が、11月30日（月）に、11月の出社の様子を本人と確かめる。 次の面談：2026年11月30日（月）16時 見せる範囲：面談した人、人事の担当者 しまう場所：人事の担当者が持つ、鍵のかかる棚（紙） ``` この例では、話した事実の欄に日付が3つあり、回数は3回です。やることの欄の11月30日（月）は、次の面談の日と同じです。 ## 事実と意見を分けて書く このサイトの型では、見聞きした事実と、面談した人の意見を、別の欄に書きます。事実は、日付や回数のように、あとで確かめられる形にします。 事実と意見が混ざった一文は、読む人が、どこまでが本当にあったことかを分けられません。次の表は、混ざった書き方を、型の欄に分けて書き直した例です。 表：事実と意見の書き分け（このサイトで作った例です） | 混ざった書き方 | 分けた書き方 | 入れる欄 | |---|---|---| | 遅刻が多い。 | 10月6日（火）、10月14日（水）、10月23日（金）の3回、始業の9時より遅れて出社した。 | 話した事実 | | 言い訳ばかりだった。 | 10月は朝の電車が遅れることが多かった、と本人が話した。 | 本人の説明・希望 | | やる気がない。 | 電車の遅れが理由なら、本人の対応で足りると考える。 | 面談した人の見方 | 遅刻が多い、のような言い方は、何回から多いのかが人によって違うので、回数に直します。 分け方の目安は、次の3つです。これは目安で、決まりではありません。 1. **事実の欄には、日付・回数・本人が言った言葉だけを書く**：自分の判断は入れません。 2. **見方の欄は、文の終わりを〜と考える、〜と見ているにする**：意見だと分かるようにします。 3. **迷ったら、見方の欄に入れる**：事実かどうか確かめられないことは、事実の欄に書きません。 ## 書き方に気をつけること（健康・家族などの個人の情報） 面談で聞いた健康や家族の話は、記録に残す前に、本人に確かめてから書くのが、このサイトのすすめです。法律の言葉の紹介も、この節にまとめます。 面談では、本人が体調や家族の事情を話すことがあります。このサイトの型は、そうした話を書く欄を、最初から作っていません。 法律の言葉として、個人情報の保護に関する法律（個人情報の取り扱いを決めた法律）の[2条3項](https://laws.e-gov.go.jp/law/415AC0000000057)は、「要配慮個人情報」を次のように決めています。条文は、2026年10月19日に、e-Gov法令検索（国の法令を調べられるサイト）で、現在施行されている版を確かめました。 「この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。」（確認日: 2026-10-19） この条は、言葉の意味を決めた条です。面談記録に健康のことを書いてよいか、書かなければならないかは、この条からは分かりません。 条文の最後の「政令で定める記述等」は、[個人情報の保護に関する法律施行令](https://laws.e-gov.go.jp/law/415CO0000000507)2条が決めています。その中身は、このページには写さないので、e-Govの条文で確かめてください。面談で本人が話した体調の話が、この条の「要配慮個人情報」に当たるかどうかは、このページでは判断しません。 面談記録に書くことについて、このサイトのすすめは、次の3つです。法律の決まりではなく、このサイトの目安です。 1. **記録に残す前に、本人に聞く**：健康や家族の話が出たときは、この点は記録に残してよいですか、と聞きます。 2. **残すときは、仕事の上で必要な配慮だけを書く**：たとえば、立ち仕事の時間を短くしてほしい、と本人から希望があった、と書きます。細かい事情は書きません。 3. **残さない話は、その場で聞くだけにする**：本人が残さないでほしいと言った話は、記録に書きません。 自分の会社の場合に、どう扱うかは、弁護士・社会保険労務士などの専門家に確かめてください。 ## しまい方と、見せる範囲 このサイトの型では、見せる範囲としまう場所を、面談の前に決めて、最後の欄に書きます。決めないまま書くと、だれが持っているか分からなくなります。 しまい方と見せる範囲について、このサイトのすすめは、次の4つです。これは目安で、決まりではありません。 - **見せる範囲を、役職で決める**：たとえば、面談した人と人事の担当者だけ、のように、人の名前ではなく役職で決めます。 - **しまう場所を、1か所に決める**：紙なら鍵のかかる棚、ファイルなら見られる人を限った場所に置きます。 - **残す期間を、社内で決める**：このサイトでは、期間の数字は決めていません。 - **会議の議事録と混ぜない**：朝礼や定例会議のように、大勢が読む議事録には、個人の面談の話を書きません。 面談の録音について、録音してよいかの法律の判断は、このページではしません。このサイトのすすめは、録音の前に、本人の了解と社内の決まりを確かめることです。録音の置き場所と消す時期は、[録音を使うときに先に決めておくこと](https://picoshops.com/gijiroku/torikata#sec-6)に書きました。 録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、[AI議事録の見本](https://picoshops.com/tools/ai-gijiroku)で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。 ## 1on1の記録との違い このサイトでは、1on1（上司と部下が1対1で話す場）の記録を、短く残すものと、このページの面談記録に分けています。分けた違いは、次の表のとおりです。 [会議の種類で変わるところ](https://picoshops.com/gijiroku/format#sec-6)の「面談・1on1」の型は、話したテーマ、決まったこと、やることを短く残す型です。そのページには、人の評価にかかわる話は、見せる人を決めた別の記録に分ける、と書きました。このページの型は、その別の記録に使えます。 表：2つの型の違い（このサイトで作った表です） | 見る点 | 「面談・1on1」の型 | このページの面談記録の型 | |---|---|---| | 向く場面 | 仕事の相談や、近況の確認 | 注意や指導、役割の変更、本人の事情を聞いた面談 | | 事実と意見の欄 | 分けていない | 分けている | | 見せる範囲の欄 | ない | 最後にある | このサイトのすすめは、毎回の1on1は短い型で残し、注意や指導の話が出た回だけ、このページの型で書き足すことです。これは目安で、決まりではありません。 ## 採用面接の記録との違い このページの型は、いま働いている社員との面談の記録用です。採用面接については、厚生労働省のページがあり、その題は「公正な採用選考の基本」です。 > **変わることがある情報**（確認日: 2026-10-19 / 出典: [厚生労働省「公正な採用選考の基本」](https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/newpage_56780.html)） > > このページに更新日の表示はありません。2026年10月19日に開いた内容を紹介しています。 > > 最新の内容は公式ページでご確認ください。 このページは、応募者の採用選考の話です。社員との面談の記録の決まりとして読まないでください。また、面接の記録の書き方は、このページには書かれていませんでした（2026年10月19日に、「記録」の語で探しました）。 面接について、このページには次の文があります。 「エ　『面接』を行う場合についても、職務遂行のために必要となる適性・能力を評価する観点から、あらかじめ質問項目や評価基準を決めておき、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう留意しましょう。」 別の節には、次の文もあります。 「次のaやbのような適性と能力に関係がない事項を応募用紙等に記載させたり、面接で尋ねる、作文の題材とするなどによって把握することや、cのような採用選考の方法を実施することは、就職差別につながるおそれがあります。」 「次のaやb」の一覧は、このページには写しません。採用面接のことは、厚生労働省のページで確かめてください。 このページで紹介したのは、このサイトで作った型と、条文と国のページの言葉です。自分の会社の場合の最終の判断は、弁護士・社会保険労務士などの専門家に確かめてください。 ## よくある質問 ### 面談記録は本人に見せないといけませんか？ このサイトでは、本人に見せなければならないかどうかを言い切りません。この点についての法令は、このページでは調べていません。見せるかどうかは会社で決め、面談の前に本人にも伝えておくのが、このサイトのすすめです。自分の会社の場合は、弁護士や社会保険労務士などの専門家に確かめてください。 ### 面談記録はいつまで残しますか？ このサイトでは、面談記録の保存期間の数字は決めていません。会社の決まりで決めます。面談記録が、法令で保存の決まりがある記録に当たるかどうかは、このページでは調べていません。 ### 面談を録音してもいいですか？ 録音してよいかどうかの法律の判断は、このページではしません。このサイトのすすめは、録音の前に本人に伝えて了解を確かめ、録音の置き場所と消す時期を決めておくことです。面談は個人の事情を話す場なので、会議より慎重にします。 ### 1on1のたびに、この型で書かないといけませんか？ このサイトでは、1on1のたびにこの型で書くことは、すすめていません。このサイトのすすめは、毎回は短く残し、注意や指導、役割の変更の話が出た面談だけ、このページの型で事実と意見を分けて書くことです。短く残す型は、議事録のフォーマットのページの「面談・1on1」にあります。 ### 面談記録をExcelで作ってもいいですか？ 使えます。このページの型を、1行に1項目で、項目名を左のマス、中身を右のマスに貼ります。1つの表に全員の記録をまとめると、ほかの人の記録も同じ画面に出るので、見せる範囲が人によって違うときは、人ごとにファイルを分けます。