議事録の書き方 ／ 法律で決まった会議
株主総会の議事録（法令が定める記載事項と保管のきまり）
株主総会の議事録について、会社法と会社法施行規則の条文の言葉を紹介します。書かなければならない事項、決議を省略したときの記録、本店と支店での保管、株主と債権者からの請求を、条文の確認日つきでまとめました。
株主総会の議事録は、会社法318条1項で作成が求められている
株主総会の議事録を作ることは、会社法318条1項が求めています。作るときは、法務省令（法務省が定める決まり）で定めるところによります。
条文の言葉は、「株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。」です。この文には、だれが作るかを示す主語は書かれていません。
会社法施行規則（平成十八年法務省令第十二号）は、その法務省令の1つです。318条1項による議事録の作り方は施行規則72条の定めによる、と72条1項に書かれています。
318条の1項から5項までには、「定時」「臨時」の語がありません。この条には、定時か臨時かで分けた書き方はありません。会社法と会社法施行規則の全文を「臨時株主総会」で検索しても、0件でした。
会社法296条2項は、「株主総会は、必要がある場合には、いつでも、招集することができる。」と定めています。
社内の会議の議事録とどう違うかは、社内の議事録との違いにまとめました。種類株主総会は、このページの対象に入れていません。
議事録に入れる6つの事項（施行規則72条3項）
会社法施行規則72条3項は、株主総会の議事録の内容として、1号から6号の6つの事項を求めています。
72条3項の柱書（号の前に置かれた文）は、「株主総会の議事録は、次に掲げる事項を内容とするものでなければならない。」です。「次に掲げる事項」は、3項の1号から6号の6つです。
決議の省略などの場合の議事録の内容は、4項が定めています。次の節に書きます。
| 号 | 条文の言葉 | 言い直すと（このサイトの言い直しです） |
|---|---|---|
| 1号 | 「株主総会が開催された日時及び場所（当該場所に存しない取締役（監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役又はそれ以外の取締役。第四号において同じ。）、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が株主総会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。）」 | 総会を開いた日にちと時刻、場所。その場所にいない取締役・執行役・会計参与・監査役・会計監査人・株主が総会に出席したときは、その出席の方法も含めます（取締役の読み方は、表の下の注を見てください） |
| 2号 | 「株主総会の議事の経過の要領及びその結果」 | 議事がどう進んだかの要点と、その結果 |
| 3号 | 「次に掲げる規定により株主総会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要」 | 3号のイからヨまでの規定によって、総会で述べられた意見や発言があるときは、その意見や発言の概要 |
| 4号 | 「株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称」 | 総会に出席した取締役・執行役・会計参与・監査役・会計監査人の氏名か名称 |
| 5号 | 「株主総会の議長が存するときは、議長の氏名」 | 議長がいるときは、議長の氏名 |
| 6号 | 「議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名」 | 議事録を作る仕事をした取締役の氏名 |
表の中を左右に動かして読めます。
表の下の注を、順に書きます。
1号の、取締役のすぐ後ろの括弧書き（「監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役又はそれ以外の取締役。第四号において同じ。」）は、「第四号において同じ。」で終わっています。この括弧書きの4号での読み方は、このページでは扱いません。監査等委員会設置会社は、条文に出てくる会社の種類の名前です。どんな会社かは、ここでは扱いません。
1号は、その場所にいない人が出席した場合の出席の方法を、記録に含めることを定めています。どんな出席の方法が認められるかは、この号には書かれていません。
4号に並ぶのは、取締役、執行役、会計参与、監査役、会計監査人の5つで、書くのは「氏名又は名称」です。取締役などの役職の意味は、このページでは説明しません。
3号が挙げる規定は、イからヨまでの15あり、すべて会社法の条文です。たとえば、監査等委員である取締役・会計参与・監査役・会計監査人の選任・解任・辞任などについての意見、報酬等についての意見、監査役・監査等委員の調査や報告、会計監査人の意見を述べる場面の条文です。3号が対象にしているのは、この15の規定によって述べられた意見や発言です。
72条3項の6つの号には、出席した株主の氏名や、株主の総数を書く号はありません。ただし1号は、その場所にいない株主が出席した場合の出席の方法を含めています。号に無い事項を書いてよいかどうかは、このページでは決めません。
決議を省略したときの記録（会社法319条）
会社法319条1項によると、取締役または株主の提案に、その事項について議決権を行使できる株主の全員が書面または電磁的記録（電子データのこと）で同意したときは、その提案を可決する決議があったとみなされます。
319条1項の文は、「当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなす。」で終わっています。「みなす」の意味の説明は、このページではしません。
319条1項：書面などによる同意で決議を省略する場合
条文の言葉は、次のとおりです。「取締役又は株主が株主総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき株主（当該事項について議決権を行使することができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなす。」
提案をするのは「取締役又は株主」です。括弧書きがあるので、同意が必要なのは、株主全員ではなく、その事項について議決権を行使できる株主の全員です。
同意の書面などの保管と閲覧（2項〜4項）
319条の2項から4項は、同意の書面や電磁的記録の置き場所と、見せてほしいという請求を定めています。
| 項 | 条文の言葉 | 主語など |
|---|---|---|
| 2項 | 「株式会社は、前項の規定により株主総会の決議があったものとみなされた日から十年間、同項の書面又は電磁的記録をその本店に備え置かなければならない。」 | 株式会社 |
| 3項柱書 | 「株主及び債権者は、株式会社の営業時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。」 | 株主及び債権者 |
| 3項1号 | 「前項の書面の閲覧又は謄写の請求」 | 請求の内容（請求できる人は3項柱書） |
| 3項2号 | 「前項の電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求」 | 請求の内容（請求できる人は3項柱書） |
| 4項 | 「株式会社の親会社社員は、その権利を行使するため必要があるときは、裁判所の許可を得て、第二項の書面又は電磁的記録について前項各号に掲げる請求をすることができる。」 | 株式会社の親会社社員 |
表の中を左右に動かして読めます。
2項の10年は、可決とみなされたその日から数えます。謄写は、写しをとることです。
319条5項：定時株主総会の目的である事項のすべてが可決とみなされたとき
5項の言葉は、「第一項の規定により定時株主総会の目的である事項のすべてについての提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなされた場合には、その時に当該定時株主総会が終結したものとみなす。」です。定時株主総会の目的である事項の「すべて」が、1項で可決とみなされた場合の定めです。
決議を省略したときの議事録の内容（施行規則72条4項）
決議や報告を省略したときの議事録の内容は、施行規則72条4項が定めています。72条4項の柱書は、「次の各号に掲げる場合には、株主総会の議事録は、当該各号に定める事項を内容とするものとする。」です。
1号は、会社法319条1項の規定により決議があったとみなされた場合です。2号は、会社法320条の規定により報告があったとみなされた場合です。それぞれに定める事項は、次の表のとおりです。
| 場合 | 欄 | 条文の言葉 |
|---|---|---|
| 4項1号（319条1項で決議を省略した場合） | イ | 「株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容」 |
| 4項1号 | ロ | 「イの事項の提案をした者の氏名又は名称」 |
| 4項1号 | ハ | 「株主総会の決議があったものとみなされた日」 |
| 4項1号 | ニ | 「議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名」 |
| 4項2号（320条で報告を省略した場合） | イ | 「株主総会への報告があったものとみなされた事項の内容」 |
| 4項2号 | ロ | 「株主総会への報告があったものとみなされた日」 |
| 4項2号 | ハ | 「議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名」 |
表の中を左右に動かして読めます。
320条：報告の省略
会社法320条は、「取締役が株主の全員に対して株主総会に報告すべき事項を通知した場合において、当該事項を株主総会に報告することを要しないことにつき株主の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該事項の株主総会への報告があったものとみなす。」と定めています。
議事録を作る人と、署名・押印について
会社法318条1項の文は、作る人を主語にしていません。施行規則72条3項は、6号で、議事録の作成の職務を行った取締役の名前を書くよう求めています。
議事録を作る人
72条の文も、株主総会の議事録を主語にした形で書かれていて、作る人を主語にしていません。その6号の氏名は、決議を省略したとき（319条1項）は72条4項1号ニが、報告を省略したとき（320条）は72条4項2号ハが、同じく書くよう定めています。
その職務を行う人がだれに当たるかの判断は、ここでは取り上げません。
署名・押印
会社法と会社法施行規則の全文を、「署名」「記名押印」「押印」で検索しました。記名押印は、名前を記して印を押すことです。株主総会の議事録の条文（会社法318条・319条・320条と、施行規則72条）には、この3つの語は0件でした。
調べたのは、会社法と会社法施行規則の2つだけです。登記の手続きを定めた別の規則や、会社の定款は調べていません。これは、署名や押印をするかどうかの結論ではありません。
取締役会の議事録には、会社法369条3項（書面で作るときの署名または記名押印）と4項（電子データで作るときの代わりの措置）の定めがあります。どちらも、株主総会の議事録の定めではありません。
取締役会の議事録の署名と記名押印は、取締役会の議事録のページの節に書きました。
法務局の記載例
法務局は、登記の申請に添付する株主総会議事録の記載例を出しています。
取締役会を置く会社の例（PDF）は、題が「株式会社（取締役会設置会社において役員の全員が重任する場合）」です（印字 頁なし（PDF 1枚目））。株主総会議事録の見出しは、「株主総会議事録（一例です。会社の実情に合わせて作成してください。）」で（印字 頁なし（PDF 5枚目））、締めの文は、「上記の決議を明確にするため、この議事録を作り、議長、出席取締役及び出席監査役がこれに記名する。」です（印字 頁なし（PDF 6枚目））。
取締役会を置いていない会社の例（PDF）は、題が「株式会社（取締役会を設置していない会社において取締役全員が各自会社を代表する場合又は株主総会で代表取締役を選定する場合に、役員の全員が重任したとき）」です（印字 頁なし（PDF 1枚目））。株主総会議事録の締めの文は、「上記の決議を明確にするため、この議事録を作り、議長、出席取締役及び出席監査役がこれに記名押印する。」です（印字 頁なし（PDF 6枚目））。
この例の注１（印字 頁なし（PDF 6枚目））には、次のように書かれています。「取締役会設置会社でない会社において、新たに取締役（取締役全員が各自会社を代表する場合）又は代表取締役を株主総会で選定した場合には、議長及び出席した取締役が株主総会の議事録に押した印鑑について市町村長が作成した印鑑証明書の添付を要します。」そのあとに、「ただし、変更前の代表取締役が株主総会に出席し、登記所に提出した印鑑を株主総会の議事録に押している場合には、議長及び出席取締役の印鑑証明書は不要です。」と続きます。
この注は、登記の申請に添付する書類についての説明です。2つの例は、場面が違います。登記に使う場合は、法務局の記載例と案内を確認してください。
保管と閲覧のきまり（会社法318条2〜5項）
会社法318条2項は、株式会社に、株主総会の日から10年間、議事録を本店に備え置くよう求めています。3項は、株式会社に、株主総会の日から5年間、議事録の写しを支店に備え置くよう求めています。ただし、議事録が電磁的記録で作られていて、支店で4項2号の請求に応じることを可能とするための措置として法務省令で定めるものをとっているときは、この支店の定めは当たりません。
備え置くとは、置いておくことです。10年と5年は、どちらも「株主総会の日から」数えます。作った日からではありません。（このサイトの言い直しです）
| 項 | 条文の言葉 | 主語など |
|---|---|---|
| 2項 | 「株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。」 | 株式会社 |
| 3項本文 | 「株式会社は、株主総会の日から五年間、第一項の議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。」 | 株式会社 |
| 3項ただし書 | 「ただし、当該議事録が電磁的記録をもって作成されている場合であって、支店における次項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として法務省令で定めるものをとっているときは、この限りでない。」 | ただし書の文に主語の記載なし（本文の主語は株式会社） |
表の中を左右に動かして読めます。
ただし書の条件は、2つです。議事録が電磁的記録で作成されていることと、支店で4項2号の請求に応じることを可能とするための措置として法務省令で定めるものをとっていることです。2つの両方に当てはまるときが、ただし書の場合です。（このサイトの言い直しです）
ただし書の「法務省令で定めるもの」は、会社法施行規則227条が定めています。227条は、「次に掲げる規定に規定する法務省令で定めるものは、会社の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続した電子情報処理組織を使用する方法であって、当該電子計算機に備えられたファイルに記録された情報の内容を電気通信回線を通じて会社の支店において使用される電子計算機に備えられたファイルに当該情報を記録するものによる措置とする。」と定めています。227条の「次に掲げる規定」の2号に、会社法318条3項が挙がっています。
言い直すと、会社のコンピュータと支店のコンピュータを回線でつなぎ、会社のコンピュータのファイルに記録された内容を、支店のコンピュータのファイルにも記録する仕組みです。これは、このサイトの言い直しです。
株主・債権者・親会社社員の請求（318条4項・5項）
4項は、株主と債権者が、営業時間内ならいつでも、議事録を見せてほしい、写しをとらせてほしいと請求できると定めています。5項は、株式会社の親会社社員の請求を、権利の行使に必要なときで、裁判所の許可を得た場合に限って認めています。親会社社員の意味は、会社法31条3項が「親会社の株主その他の社員をいう。」と定めています。
| 請求できる人 | 条件 | 根拠 |
|---|---|---|
| 株主及び債権者 | 株式会社の営業時間内は、いつでも | 会社法318条4項 |
| 株式会社の親会社社員 | 権利の行使に必要なときに、裁判所の許可を得て | 会社法318条5項 |
表の中を左右に動かして読めます。
4項の柱書は、上の319条の表にある3項柱書と、同じ言葉です。1号は、「第一項の議事録が書面をもって作成されているときは、当該書面又は当該書面の写しの閲覧又は謄写の請求」です。
2号は、「第一項の議事録が電磁的記録をもって作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求」です。その方法は、施行規則226条が、記録された事項を「紙面又は映像面に表示する方法」と定めています。226条の「次に掲げる規定」の17号に、会社法318条4項2号が挙がっています。
5項は、「株式会社の親会社社員は、その権利を行使するため必要があるときは、裁判所の許可を得て、第一項の議事録について前項各号に掲げる請求をすることができる。」と定めています。
議事録の構成例（項目の順番の見本）
次の構成例は、施行規則72条3項の号の順に項目を並べた、このサイトで作った例です。法令の決まりではなく、そのまま使えるものとして作ったものでもありません。
号と1対1で並べてあるので、条文の号と見比べながら、項目の順番を確かめるために使えます。
署名や押印の欄は、72条3項の号に無いので、入れていません。これは、署名や押印をするかどうかの結論ではありません。議事録を登記の申請に使うときは、上の節の法務局の記載例と案内を確認してください。
株主総会議事録 【施行規則72条3項1号】日時及び場所 開催日時： 年 月 日（ ） 時 分 場所： その場所にいない取締役・執行役・会計参与・監査役・会計監査人・株主が出席した場合の、出席の方法： 【同2号】議事の経過の要領及びその結果 議案： 経過の要領： 結果： 【同3号】3号のイ〜ヨの規定により述べられた意見・発言があるときは、その概要 ・ 【同4号】出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称 ・ 【同5号】議長がいるときは、議長の氏名： 【同6号】議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名：
決議を省略した場合（会社法319条1項）の議事録は、72条4項1号のイからニの順に並べると、次のようになります。これも、このサイトで作った例です。
株主総会議事録（決議があったものとみなされた場合） 【施行規則72条4項1号イ】株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容： 【同ロ】イの事項の提案をした者の氏名又は名称： 【同ハ】株主総会の決議があったものとみなされた日： 年 月 日 【同ニ】議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名：
法務局の記載例（取締役会を置く会社の例・取締役会を置いていない会社の例）には、日時・場所、株主の総数などの数を書く行、出席した役員、議長、議案ごとの経過と結果、閉会、締めの文、日付と氏名の欄が並んでいます。このうち、株主の総数などの数を書く行は、72条3項の号には入っていません。法務局の記載例と施行規則の号は、別のものです。
電子で作るとき、議題で書くことが増えるとき
議事録の形について、会社法施行規則72条2項は、書面か電磁的記録のどちらかで作ることを求めています。議題や述べられた意見によっては、72条3項3号が挙げる会社法の条文によって、書くことが増える場合があります。
72条2項の言葉は、「株主総会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成しなければならない。」です。備え置きの決まりは、前の節に書きました。電子データで作ったときの支店のただし書も、そこにあります。
書くことが増える例は、72条3項3号です。3号は、会社法のほかの条文を15挙げていて、それらの規定によって述べられた意見や発言があるときは、その概要を書くよう定めています。どの議題でどう書くことが増えるかは、ここでは調べていません。
2026年10月18日にe-Govで確認した時点で、このページで紹介した会社法・会社法施行規則の条を変える、公布済みで未施行の改正は見つかりませんでした。
ここまでに紹介したのは、条文と役所の資料の言葉、そして議事録を作ってしまっておくまでの流れです。自分の会社に当てはめるときは、最後の判断を専門家（司法書士・弁護士）に確かめてください。
よくある質問
株主総会の議事録は、だれが作りますか？
会社法318条1項の文には、だれが作るかを示す主語が書かれていません（2026年10月18日確認）。会社法施行規則72条の文も、作る人を主語にしていません。72条3項6号は、議事録に「議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名」を書くことを定めています。だれが作る人に当たるかは、このページでは扱いません。自分の会社の場合は、専門家（司法書士・弁護士）に確かめてください。
株主総会の議事録は、いつまで保管しますか？
会社法318条2項は、株式会社に、株主総会の日から10年間、議事録を本店に備え置くよう求めています。3項は、株式会社に、株主総会の日から5年間、議事録の写しを支店に備え置くよう求めています。ただし、議事録が電磁的記録（電子データ）で作られていて、支店で、電磁的記録に記録された事項を表示したものの閲覧または謄写の請求に応じられるようにする措置として法務省令で定めるものをとっているときは、この支店の定めは当たりません。その措置は、会社法施行規則227条が定めています（2026年10月18日確認）。
臨時株主総会でも、議事録を作る定めはありますか？
会社法318条1項は、「株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。」と定めています。318条の1項から5項までに、「定時」「臨時」の語はありません。会社法と会社法施行規則の全文で「臨時株主総会」を検索しても0件でした。296条2項は、「株主総会は、必要がある場合には、いつでも、招集することができる。」と定めています（2026年10月18日確認）。
株主総会の議事録の署名や押印は、条文に書いてありますか？
会社法と会社法施行規則には、株主総会の議事録に署名や押印をするよう定めた条文は見当たりません（2026年10月18日に、e-Govの条文の全文を「署名」「記名押印」「押印」で検索）。これは、署名や押印をするかどうかの結論ではありません。登記の申請に添付する議事録について、法務局の記載例（役員の全員が重任する場合の2つ）を見ると、株主総会議事録の締めの文は、取締役会を置く会社の例では「記名する」、取締役会を置いていない会社の例では「記名押印する」で、後の例の注には、印鑑証明書の添付を要する場合と、その例外が書かれています。登記に使う場合は、法務局の記載例と案内を確認してください。
このページの構成例は、そのまま使えますか？
このページの構成例は、会社法施行規則72条3項の号の順に項目を並べた、このサイトで作った例です。そのまま使えるかどうかは、このページでは言えません。自分の会社の場合の最終の判断は、専門家（司法書士・弁護士）に確かめてください。
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