議事録の書き方（書く項目・手順・記入例）

議事録とは（何のために残すのか）

議事録とは、会議で話し合ったことのうち、決まったことと、やることを残した記録です。会議に出ていない人も、あとから同じ内容を確かめられます。

このサイトでは、議事録を「会議に出ていない人が読んでも、決まったことと、自分のやることが分かる文書」と考えます。話した言葉をすべて書き写す必要はありません。

議事録を残す目的は、大きく3つあります。

• 忘れないため：何を決めたかを思い出そうとするより、書いたものを読み返すほうが確かです。
• 伝えるため：会議に出られなかった人や、あとから仕事に加わった人にも、同じ内容を渡せます。
• 確かめるため：「言った、言わない」になったときに、決めた日と内容を見直せます。

「議事録」と「会議のメモ」は、似ていますが別のものです。いちばんの違いは、読む人です。

メモは、議事録の材料になります。メモを取るところから、議事録に仕上げてしまうところまでの流れは、書き方の5つの手順の節にまとめました。

議事録の2つの書き方と、法律で決まった議事録

議事録には、やりとりを残す書き方と、要点だけ書く書き方があります。株主総会などの一部の議事録は、法律で作り方が決まっています。

やりとりを残す書き方

だれが、どんなことを言ったかを、話した順に書く方法です。このサイトでは「やりとりを残す書き方」と呼びます。

あとから、どんな話の流れで決まったのかを確かめたいときに向いています。たとえば、取引先との大事な交渉や、意見が分かれた会議です。そのかわり、文章が長くなり、読む人に時間がかかります。

要点だけ書く書き方

話し合いの中身は短くまとめ、決まったことと、やることを中心に書く方法です。このサイトでは「要点だけ書く書き方」と呼びます。

毎週の定例の打ち合わせのように、結果が分かればよい会議に向いています。この記事で紹介する型と手順は、主にこちらの書き方です。

法律で作り方が決まっている議事録

この記事の書き方は、会社の中の打ち合わせを想定しています。一方で、法律で作り方が決まっている議事録や、会議の記録もあります。✓ 確認日 2026年10月17日

• 株主総会：会社法318条1項は、株主総会の議事について、法務省令（法務省が定める決まり）で定めるところにより「議事録を作成しなければならない」と定めています。
• 取締役会：会社法369条3項は、取締役会の議事録を作ることを定めています。議事録が書面で作られているときは、「出席した取締役及び監査役」が署名または記名押印（名前を記して印を押すこと）をします。電子データで作る場合は、4項で、署名や押印に代わる措置をとることが定められています。
• 安全委員会・衛生委員会・安全衛生委員会：労働安全衛生規則23条4項は、事業者が委員会を開くたびに、「委員会の意見及び当該意見を踏まえて講じた措置の内容」などを記録し、三年間保存することを定めています。この条文に「議事録」という言葉はなく、「記録」と書かれています。

条文は、e-Gov法令検索（国の法令を調べられるサイト）で読めます。会社法と労働安全衛生規則です。

株主総会や取締役会の議事録、安全衛生委員会などの記録は、法律で書くことや保管のしかたが決まっています。それぞれの条文に書いてあることは、株主総会の議事録、取締役会の議事録、安全衛生委員会の議事録のページで紹介しています。このページの型をそのまま使わず、条文や専門家の案内を確認してください。

議事録に書く7つの項目

議事録に書く項目は、会議名・日時・場所・出席者・議題・決まったこと・やることの7つです。迷ったら、決まったことと、やることから書きます。

次の型は、コピーして、そのまま使えます。Word、Excel、紙のノートのどれにも写せます。

会議名：
日時：　　年　　月　　日（　）　　時　　分〜　　時　　分
場所：
出席者：（欠席した人も書く）
議題：
決まったこと：
　・
やること：（だれが／何を／いつまでに）
　・

それぞれの項目は、読み返す人が困らないように書きます。

• 会議名：同じ名前の会議が続くと、どの回の記録か分からなくなります。「商品案内の打ち合わせ（10月分）」のように、区別できる名前にします。
• 日時：「この前」では、あとから探せません。年月日と、始まりと終わりの時間を書きます。
• 場所：会議室の名前を書きます。オンラインの会議なら「オンライン」と書きます。
• 出席者：だれがその場にいて、だれが欠席したかが分かるように書きます。あとで「その話は聞いていない」と言われたときの、確かめになります。名前に「さん」などを付けないと決めたときは、出席者の欄に「（敬称略）」と書き添えます。
• 議題：その会議で話し合うテーマです。事前に書き出しておくと、途中で話がそれたときに戻れます。
• 決まったこと：議事録の中心です。結論だけを、1つずつ短く書きます。
• やること：だれが、何を、いつまでにやるかを書きます。担当の人と期限がないと、だれがやるのか分からなくなります。

ほかの項目は、会議のあとで埋められます。しかし、決まったことと、やることは、会議の最中に書き留めておかないと抜けやすい項目です。

欄の埋め方をくわしく見たいときや、会議の種類ごとの型がほしいときは、7つの項目を並べた型のページを見てください。

書き方の5つの手順（会議の前からしまうまで）

議事録は、会議の前の準備から、清書して共有し、しまうところまでの5つの手順で書きます。大事なのは、その日のうちに清書することです。

①会議の前：議題を書き出し、書く道具を決める

まず、その会議で話し合う議題を、紙に書き出します。議題ごとに、メモを書く余白を空けておきます。

次に、書く道具を決めます。紙のノート、スマホ、パソコンのどれでもかまいません。いちばん速く、迷わずに書けるものを選びます。

②会議中：決まったことを先に書く

会議中は、話した言葉をすべて書こうとしなくて大丈夫です。決まったこと、やること、数字、日付を、先に書き留めます。

会議中に何を書き、何を書かないかは、会議中のメモの取り方のページでくわしく説明しています。

③会議のあと：その日のうちに清書する

会議が終わったら、その日のうちに、メモを型に写します。時間がたつと、略して書いた言葉の意味を思い出せなくなるからです。

写すときは、先ほどの7つの項目の順に並べます。パソコンで清書するときに、型をWordやExcelで使う方法は、議事録のフォーマットのページのWordで使うとExcel・Googleスプレッドシートで使うの節に書いています。

④確認と共有：出席者の1人に読んでもらう

清書したら、送る前に、出席者の1人に読んでもらいます。決まったこと、やること、数字、日付が、記憶と合っているかを確かめてもらいます。

自分で書いた文章は、自分では間違いに気づきにくいものです。別の人の目が入るだけで、見落としに気づけます。

⑤しまう：決めた場所に、決めた名前で残す

確認が済んだら、会社で決めた場所に、決めた名前で保存します。あとから探せなければ、せっかく書いた議事録も読み返せません。

置き場所とファイル名の決め方は、共有のしかたと、しまっておく場所の節で説明します。

記入例：同じ会議の「悪い例」と「直した例」

同じ会議を、悪い例と直した例で書き比べます。悪い例は、あとから読んで「だれが何をするのか」が分からない書き方です。

この記入例は、このサイトで作った例です。実在の会議や会社の記録ではありません。

会議は「来月の商品案内について」、10月19日（月）の朝に開いた、社長・営業担当・事務担当の3人の打ち合わせとします。この会議では、次の3つのことが話されたとします。

• 来月の商品案内を準備する。
• 案内文は、金曜日までに確認する。
• 掲載する写真を選ぶ。

これを、悪い例と直した例で書いたものが、次の表です。日付は例です。

悪い例の読み手は、「みんな」がだれなのか、「なるべく早く」がいつなのか、「だれか」がだれなのかを、聞き直さないと分かりません。聞き直せる人がいなければ、そこで止まってしまいます。

直した例は、聞き直さなくても、自分のやることと期限が分かります。直す所は、どの欄も同じです。「だれが」「いつまでに」「何を」が読み取れるように、言葉を具体的にします。

取引先に送る「です・ます」版の例

取引先に送る議事録は、社内で回す議事録とは、文の終わりと、書き分け方が違います。次の例は、このサイトで作った例です。実在の会議や会社の記録ではありません。

会議は「来月の商品案内の印刷について」、10月19日（月）の午後に、オンラインで開いた打ち合わせとします。出席は、自分の会社の社長と事務担当、印刷会社の営業の方の3人とします。

会議名：来月の商品案内の印刷について日時：2026年10月19日（月）14時〜14時30分場所：オンライン出席者：（当社）社長、事務担当　（印刷会社）営業の方議題：来月の商品案内の印刷決まったこと：・来月の商品案内の印刷を、印刷会社にお願いします。やること：（だれが／何を／いつまでに）・印刷会社：見積書を、10月23日（金）までに送ります。・当社（事務担当）：案内文のデータを、10月22日（木）までに送ります。

社内で回す型との違いは、3つです。

• 文の終わりを、「〜します。」にそろえました。
• 「印刷会社がやること」と「当社がやること」を、それぞれの会社の呼び名を頭に付けて分けました。
• 社内でしか通じない呼び方や、社内の事情は、書きませんでした。

この議事録を送るときは、確認の期限を一言で添えます。添え方は、共有のしかたと、しまっておく場所の節で紹介します。

読みやすくする書き方（文の終わり方・数字・あいまいな言葉）

読みやすくするコツは3つです。文の終わりをそろえる、数字と日付をはっきり書く、あいまいな言葉を期限や人の名前に直すことです。

文の終わり方は、そろえる

文の終わりには、「〜する。」のように短く言い切る書き方と、「〜します。」のように丁寧に書く書き方があります。どちらを選んでもかまいません。

大切なのは、同じ議事録の中でそろえることと、会社の中で決めておくことです。このサイトの型では、社内で回す議事録は短い言い切りに、取引先に送る議事録は「です・ます」にそろえます。

• 短い言い方：案内文は10月23日（金）までに事務担当が確認する。
• 丁寧な言い方：案内文は10月23日（金）までに事務担当が確認します。

数字と日付は、はっきり書く

「来週の金曜」と書くと、読む人によって、10月23日と10月30日のどちらか迷います。10月19日（月）の会議なら、「10月23日（金）」と、月日と曜日を書きます。

個数や人数には、単位をつけます。「100」ではなく「100個」と書きます。数字は、あとから確かめられるように、会議で言われたとおりに書き写します。

あいまいな言葉は、人と期限に直す

次のような言葉は、議事録にそのまま書かないようにします。

• 「なるべく早く」は、日付に直します。例：10月23日（金）まで。
• 「担当者が」は、役目か名前に直します。例：事務担当が。
• 「検討する」は、だれが、いつまでに、何を決めるのかに直します。

直すときに分からなければ、会議のあとで、話した本人に聞きます。推測で書くと、違うことが残ってしまいます。

共有のしかたと、しまっておく場所

議事録は、出席者と、やることのある人に送ります。送るときは確認の期限を添え、決めた場所に、決めた名前で保存します。

だれに送るか

送る相手は、出席者全員と、欠席した人、そして、やることを割り当てられた人です。やることを割り当てられた人が出席者に入っていないときは、その人にも必ず送ります。

取引先との会議の議事録を相手に送るときは、先に社内で1人に読んでもらいます。送るときの注意は、状況別の節にまとめました。

確認を頼む一言を添える

送るときは、確認の期限を、一言で添えます。たとえば、次のように書きます。

議事録をお送りします。内容に違いがあれば、10月21日（水）までにお知らせください。

期限を書いておくと、受け取った人も、いつまでに読めばよいかが分かります。

送る前に確かめる表

送る前に、次の表を上から順に見ます。この表は、このサイトの型と決まりから作りました。法律で作り方が決まっている議事録のための表ではありません。

置き場所とファイル名を決める

置き場所は、会社のみんなが見られる所に決めます。共有のフォルダでも、紙のファイルでもかまいません。

ファイル名は、先頭に日付を付けると、日付の順に並びます。たとえば「2026-10-19_来月の商品案内について」のようにします。会社で1つに決めておくと、探すときに迷いません。

保管の期間は、会社で決めて書いておく

どのくらいの期間しまっておくかは、会社で決めます。決めた期間は、型の一番下に「しまう場所と期間」の行を足して、書いておきます。

ただし、法律で作り方や保管のしかたが決まっている議事録は、会社が自由に期間を決められるとは限りません。くわしくは、法律で決まった議事録の節に戻って、条文を確かめてください。

録音から議事録を作りたいとき

会議を録音して、あとから議事録にまとめる方法もあります。ここでは、AI議事録の見本と、Zoom・Teams・Google Meetのページを紹介します。

録音が残っていれば、メモに抜けがあったときに、あとから聞き直して確かめられます。録音するときは、先に出席者に一言伝えておきます。

録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、AI議事録の見本で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。

見本の題は、このページの記入例と同じ「来月の商品案内について」です。できあがりの見本は、「要点」「決まったこと」「やること」の3つの見出しに分かれています。「決まったこと」と「やること」を分けて書く考え方は、このページの型と同じです。

Zoom、Teams、Google Meetで開いた会議の記録の残し方は、Zoomの議事録、Teamsの議事録、Google Meetの議事録のページで案内しています。議事録の道具を試す前に何を確かめておくとよいかは、議事録ツールを選ぶ前に確かめることのページに書きました。

状況別：はじめて議事録係を任されたら

議事録係を頼まれたときも、社長が自分で書くときも、取引先に送るときも、先に決めておくことがあります。状況ごとにまとめます。

頼まれた直後に聞く3つのこと

議事録係を頼まれたら、会議の前に、次の3つを聞いておきます。

1. 何のための議事録か（社内で共有する、取引先に送る、保管しておく、のどれか）
2. だれに、いつまでに送るか
3. 決まった型や、保存する場所があるか

この3つが分かれば、書く量と、気をつける所が決まります。会議の最中にメモが追いつかなくなったときの対処は、議事録の取り方のページのメモが追いつかないときの節に書きました。

社長が自分で書くとき

社長が会議を進めながら、議事録も1人で書くのは大変です。全部を書こうとせず、会議中は、型の「決まったこと」と「やること」だけを書き留めます。

ほかの欄は、会議のあとで、事務の人などに埋めてもらう方法もあります。ただし、書いた人と確認する人が同じだと、見落としに気づきにくくなります。出席者の1人に、読んでもらってください。

取引先に送る議事録のとき

取引先に送る議事録は、社内のメモとは別に、整えて作ります。社内の事情や、取引先に見せない話は、書かないようにします。

文の終わりは「です・ます」にそろえます。「相手がやること」と「自分の会社がやること」は、分けて書きます。

数字と日付は、特に念入りに確かめてから送ります。会議の種類ごとの型は、フォーマットのページの会議の種類で変わるところの節に載せています。