議事録の書き方 ／ ツール別
議事録ツールの選び方（AI議事録を試す前に確かめる6つのこと）
AI議事録などの議事録ツールを試す前に、確かめておきたい6つのことをまとめました。お試しで使える範囲、スマホだけで使えるか、使い始めるまでの手間、会議の内容を預けるときの確認、会議アプリの機能で足りる場合を、順位をつけずに紹介します。
議事録ツール（録音や会議の記録から、議事録の材料を作る道具）を選ぶときは、機能の多さより先に、自分の会社の使い方に合うかを確かめます。このページでは、試す前に確かめる6つのことを、問い合わせにそのまま貼れる文つきでまとめました。
ほかの会社の議事録ツールの名前、数字、順位は、このページには載せていません。表と文は、このサイトで作ったものです。
なお、このサイトの運営者は、AI議事録という道具を用意しています。その立場は、「このサイトのAI議事録について」の節に書きました。
先に決めること：何の会議を、だれが使うか
選ぶ前に、何の会議に使うかと、だれが操作するかを決めます。会議の種類で、重く見る観点が変わるからです。
議事録そのものの書き方は、議事録の書き方のページに書いています。ここでは、道具を選ぶ話だけをします。
社内の定例会議
毎週や毎月、同じ顔ぶれで開く会議です。回数が多いので、続けて使えるかが決め手になります。
- 重く見る観点：お試しで使える範囲（時間と回数）、使い始めるまでの手間
- 最初に聞くこと：「毎週1回、1時間ほどの会議で使いたいと考えています。お試しの間に、何回分の会議で試せるかを教えてください。」
取引先との商談
社外の人の話や、数字が入る会議です。預ける前の確認と、できあがった文章を直せるかが決め手になります。
- 重く見る観点：会議の内容を預けるときの確認、できあがりの文章の受け取り方
- 最初に聞くこと：「取引先との会議の録音を預けることを考えています。保管と削除について書かれた案内があれば、教えてください。」
現場の打ち合わせ
工場、倉庫、店舗など、パソコンのない場所で開く、立ったままの打ち合わせです。まわりの音も大きくなりがちです。
- 重く見る観点：スマホだけで使えるか、録音の入れ方
- 最初に聞くこと：「パソコンを使わず、スマホの録音だけで使えますか。音の大きい場所で録った録音について、案内はありますか。」
試す前に確かめる6つのこと（早見表）
試す前に確かめるのは、お試しの範囲、スマホだけで使えるか、始めるまでの手間、預けるときの確認、会議アプリで足りるか、できあがりの受け取り方の6つです。
表の「どこを見れば分かるか」で公式の案内を開き、分からないことは「問い合わせるときの聞き方」の文を、問い合わせの画面にそのまま貼って聞きます。5行目だけは、道具の会社ではなく社内で聞く文で、いつもの会議アプリで録画と文字起こし（話した言葉を文字にすること）が使えるかを確かめます。
| 観点 | どこを見れば分かるか | 問い合わせるときの聞き方 |
|---|---|---|
| 1 お試しで使える範囲 | 料金や申し込みの案内のページ、利用規約 | 「お試しで使える範囲を教えてください。使える時間の長さ、回数、データが残る期間、仕事の会議に使ってよいかの4点を知りたいです。」 |
| 2 スマホだけで使えるか | 対応環境やよくある質問のページ、アプリの紹介ページ | 「スマホだけで使えますか。パソコンは必要ですか。使えるスマホの種類と、録音や録画のファイルの形式、一度に入れられる長さの上限を教えてください。」 |
| 3 使い始めるまでの手間 | 申し込みから使い始めるまでの流れの案内 | 「申し込みから使い始めるまでの流れを教えてください。会社の管理者が設定する作業は必要ですか。ひとりで始められますか。」 |
| 4 会議の内容を預けるときの確認 | プライバシーポリシー（個人情報の扱いの案内）、利用規約 | 「預けた録音と、文字にした内容は、どこに、いつまで保管されますか。削除はどうすればできますか。社内で確認するための資料はありますか。」 |
| 5 会議アプリの機能で足りるか | いつも使う会議アプリの公式の案内、契約しているプランの案内 | 「当社が契約している会議アプリで、会議の録画と文字起こしは使えますか。使えるなら、設定はだれがしますか。」 |
| 6 できあがりの文章の受け取り方 | 見本の画面、よくある質問のページ | 「できあがった文章は、コピーして貼り付けたり、ファイルとして保存したりできますか。間違いに気づいたとき、自分で直せますか。」 |
表の中を左右に動かして読めます。
5行目の文は、社内の管理者か、会議アプリの契約を担当している人に聞きます。ほかの5つの行は、道具の会社に聞きます。
6つ目の観点：できあがりの文章の受け取り方
どんな道具でも、できあがった文章は、そのまま使わずに読み直します。名前、数字、日付、決まったことは、聞き間違いや書き間違いが起きやすい所です。
だから、文章を直しやすいかも、選ぶ観点に入れます。コピーして貼り付けられれば、普段使っているWordやメールで、すぐ直せます。
道具の会社にまとめて問い合わせるときの文
道具の会社に聞く5つを1通にまとめるときは、次の文を使います。5行目（会議アプリの機能）は社内で聞くので、この文には入れていません。コピーして、（ ）の中を書き換えて使えます。
（道具の会社名） ご担当者様 はじめてご連絡いたします。（自分の会社名）の（自分の名前）と申します。 （サービス名）の利用を検討しており、次の点について、教えていただけますか。 1. お試しで使える範囲（時間の長さ、回数、データが残る期間、仕事の会議に使ってよいか） 2. スマホだけで使えるか、パソコンは必要か（使えるスマホの種類、録音や録画のファイルの形式、一度に入れられる長さの上限） 3. 申し込みから使い始めるまでの流れと、会社の管理者が設定する作業があるか 4. 預けた録音と、文字にした内容の保管場所、保管期間、削除の方法 5. できあがった文章をコピーしたり、ファイルとして保存したりできるか、間違いに気づいたときに自分で直せるか お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 （自分の会社名） （自分の名前） （電話番号またはメールアドレス）
お試しで使える範囲は、会社ごとに条件が違う
お試しの範囲は、時間・回数・残る期間・仕事に使えるかの4つで見ます。数字は会社ごとに違うので、自分で公式の案内を開いて確かめます。
4つの見方は、次のとおりです。
- 時間：1回に入れられる録音の長さです。自分の会議が1時間なら、1時間が入るかを見ます。
- 回数：お試しの間に、何回使えるかです。定例会議で続けて使うなら、回数が足りるかを見ます。
- 残る期間：入れた録音や、できあがった文章が、いつまで残るかです。残したい日数より短いと、その前に自分で保存し直す手間が増えます。
- 仕事に使えるか：お試しの範囲が、仕事の会議に使うことを認めているかです。利用規約の中に書かれていることがあります。
お試しの条件と、申し込んだあとの条件が、同じとは限りません。どちらの案内かを分けて読みます。
比べるときは、次のメモ表を紙やExcelに写して、会社ごとに1行ずつ埋めます。条件は変わることがあるので、「確認した日」の欄を必ず書いておきます。
会社名・サービス名 ／ 時間 ／ 回数 ／ 残る期間 ／ 仕事に使えるか ／ 確認した日 ／ 確認した案内のアドレス
スマホだけで使えるか、パソコンが要るか
道具には、アプリを入れるもの、ブラウザ（インターネットを見る画面）で開くもの、録音機に付いてくるものがあります。自分の持ち物で使えるかを、先に見ます。
3つの形で、確かめる所が違います。
- アプリを入れるもの：スマホやパソコンに、アプリを入れて使います。会社のスマホに、アプリを入れてよいかを先に確かめます。
- ブラウザで開くもの：アプリを入れず、インターネットを見る画面で開いて使います。使うスマホやパソコンのブラウザに対応しているかを、案内で見ます。
- 録音機（ボイスレコーダー）に付いてくるもの：録音機を買うと、文字にする仕組みが付いている場合があります。録音機で録った音声を、別の場所に移す作業が要るかを確かめます。
どの形でも、確かめることは3つです。録音を入れる方法（その場で録音するか、録音したファイルを選ぶか）、使える形式と長さの上限、できあがった文章をスマホの小さな画面で読めるかです。
パソコンが苦手な人は、パソコンなしで最後までできるかを、早見表の2行目の文で聞いておくと安心です。
使い始めるまでの手間（登録・設定・だれがやるか）
使い始める前に、登録・設定・支払いの手続きをだれがやるかを決めます。会社に管理者がいるかどうかで、進め方が変わります。
管理者がいる会社
情報システムの担当や、パソコンの設定をしている人がいる会社です。道具を入れてよいかの確認や、会社として申し込む手続きは、その人に頼みます。
道具の側に、会社でまとめて設定する仕組みがあるかも、聞いておきます。使う人が増えたときの手間が変わるからです。
管理者がいない会社
社長やスタッフが、ひとりで始める場合です。ひとりで申し込みから使い始めるまでできるか、途中で会社のパソコンの設定を変える作業が要らないかを、聞いておきます。
申し込む人・設定する人・使う人を決める
使い始める前に、次の3つを決めておくと、途中で止まりません。
- 申し込みと支払いをする人
- 設定をして、使えるか試す人
- 会議のたびに、実際に使う人
3つが同じ人になる会社もあります。その場合でも、決めて書いておくと、担当が変わったときに引き継げます。
会議の内容を預ける前に確かめること
預ける前に、社内の決まり、取引先との約束、保管と削除の案内の3つを確かめます。法律の判断は、このページではしません。
録音を道具の会社に送って文字にする道具では、録音や文字になった会議の内容を、道具の会社に預けることになります。だから、預けてよい会議かどうかを、先に決めます。
| 確かめること | 見る所 | 決める人 |
|---|---|---|
| 社内の決まり | 情報の持ち出しや、外部のサービスの利用について、社内の決まりがあるか | 社長や管理者 |
| 取引先との約束 | 取引先との契約書や覚書に、会議の内容を秘密にする約束が書かれていないか | 社長や契約の担当 |
| 保管と削除 | 道具の案内に、保管の場所、保管の期間、削除の方法が書かれているか | 申し込む人 |
| 預けない会議 | 人事、取引先の秘密、まだ公表していない話など、預けない会議を先に決めたか | 社長や管理者 |
| 参加者への一言 | 録音することを、会議の前に参加者へ伝える段取りがあるか | 会議を開く人 |
表の中を左右に動かして読めます。
この表は、確かめる順番の目安です。確かめた結果が「よい」か「よくない」かを決める表ではありません。
表の最後の行の「参加者への一言」と、録音の置き場所や消す時期の決め方は、録音を使うときに先に決めておくことのページの節にまとめています。
契約書の読み方や、秘密にする約束の範囲に迷うときは、弁護士などの専門家に確かめてください。
Zoom・Teams・Google Meetの機能で足りる場合
いつも使う会議アプリに、録画や文字起こしの機能があれば、足りることがあります。足りるかどうかは、契約と設定で変わります。
足りるかを見分けるために、次の3つを自分に聞きます。
- 議事録を作りたい会議は、会議アプリで開く会議だけか。対面や電話の会議も含むなら、その会議も会議アプリで残せるかを、別に確かめます。
- 会議アプリの契約と設定で、録画や文字起こしを使えるか。使えるかは、契約しているプランと、管理者の設定で変わる場合があります。
- 自分が会議を開く側か、相手が開く会議に参加する側か。開く側かどうかで、できることが変わる場合があります。
会議アプリごとの残し方は、次のページに書きました。
- Zoomの議事録：材料を残す4つの方法の早見表
- Teamsの議事録：文字起こし・録画・要約の3つを比べた表
- Google Meetの議事録：文字起こしと自動メモ生成の違いの表
足りたなら、新しい道具を試さなくてかまいません。足りなかった場合に、このページの6つの観点に戻ります。
このサイトのAI議事録について（いまできること）
このページを書いているのは、AI議事録を用意している運営者です。いまは見本だけを公開していて、録音を送って処理する受付は始めていません。
運営者が書いているので、このページは、中立な比較ではありません。そのため、ほかの会社の議事録ツールの名前、数字、順位は載せず、確かめる観点と、問い合わせに使う文を載せました。
この6つの観点は、AI議事録にも当てはめて見てください。いま答えられることと、答えられないことは、次のとおりです。
- ブラウザで開くか：AI議事録のページはブラウザで開きます。見本を見るのに、アプリは要りません。
- 使える録音の形式、料金、保管期間と削除の方法：AI議事録のページには、受付を始めるときに案内すると書かれています。いまは、このページで答えられません。
- お試しの範囲と、使い始めの流れ：受付を始めていないため、示せる段階にありません。
- できあがりの受け取り方：見本では、できあがりが「要点」「決まったこと」「やること」の3つの見出しに分かれています。コピーや保存のしかたは、受付を始めていないため、示せる段階にありません。
録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、AI議事録の見本で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。
よくある質問
AI議事録の文字起こしは、そのまま使えますか？
そのまま使わず、読み直してから使うことをすすめます。人の名前、会社の名前、数字、日付、決まったことの5つは、録音を聞き直して確かめます。このページでは、道具の正しさを示す数字は載せていません。
スマホで録音したものでも使えますか？
使える形式と長さは、道具ごとに違います。道具の公式の案内で、対応している録音の形式と、一度に入れられる長さの上限を見てください。案内が見つからないときは、このページの早見表の2行目の文を、そのまま問い合わせに貼れます。
会社の会議を外部の道具に預けてよいかは、どう確かめますか？
このページでは、預けてよいかどうかを決めません。社内の決まり、取引先との約束、道具の保管と削除の案内の3つを順に確かめます。契約の読み方に迷うときは、弁護士などの専門家に確かめてください。
ボイスレコーダーで録った音声も使えますか？
使える形式と長さは、道具ごとに違います。録音機で録った音声を、パソコンやスマホに移す作業が要るかどうかも、先に確かめます。確かめる文は、早見表の2行目にあります。
おすすめのツールはどれですか？
このページでは、順位をつけず、おすすめも決めません。このサイトの運営者はAI議事録を用意しているので、順位をつけると公平に見えないためです。会社の使い方に合うかを、6つの観点で自分で確かめてください。
この記事を書いた人（運営者）
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