議事録の書き方 ／ 書き方の基本
議事録の取り方（メモが追いつかないときの対処と、上手い人のコツ）
会議中に議事録のメモをどう取るかを、紙・スマホ・パソコンのどれでもできる形で紹介します。メモが追いつかないときの聞き返し方、記号と略し方、録音を使うときに先に決めておくこと、乱れたメモが議事録になるまでの例つきです。
議事録の取り方とは、会議の最中に、あとで議事録にするための材料を集めることです。きれいな文章にするのは会議のあとで、会議中は、材料を落とさないことに集中します。
このページでは、会議の前の準備、会議中に書くことと書かないこと、メモが追いつかないときの対処、録音を使う前に決めておくことを紹介します。
会議の前にやる3つの準備
準備は、議題を写す、書く場所を決める、「決まったこと」を書く欄を先に作る、の3つです。会議が始まる前に、5分ほどで済ませるのが目安です。
- 議題を写す：配られた議題の紙があれば、ノートの最初のページに写します。議題の番号を付けておくと、話が移ったときに、どの議題のメモか分かります。
- 書く場所を決める：メモは、1か所にまとめます。紙のノート、スマホのメモ、パソコンのどれでもかまいません。会議ごとにページや新しいファイルを分けて、日付を書いておきます。
- 「決まったこと」と「やること」の欄を先に作る：ページの下半分に、この2つの欄の名前だけ先に書いておきます。会議の中で決まったときに、そこへ書き込むだけで済みます。
欄の名前や並び順は、議事録に書く7つの項目の節で紹介した型と同じにしておくと、清書のときに写しやすくなります。
会議中は何を書き、何を書かないか
会議中に必ず書くのは、決まったこと、やること、数字、日付の4つです。言い回しや、話の寄り道は書きません。
次の表は、このサイトの考え方です。迷ったときは、「あとで会議に出ていない人が読んで、必要か」で決めます。
| 区分 | 書くこと | 書かないこと |
|---|---|---|
| 決まったこと | 結論。「〜にする」「〜は見送る」 | 結論に至るまでの意見のやりとり |
| やること | だれが、何を、いつまでに | 「がんばる」「気をつける」などの気持ち |
| 数字 | 金額、個数、人数。単位まで | 概算で言われた数字の計算過程 |
| 日付 | 月日と曜日。時間があれば時間 | 「来週」「そのうち」だけの言い方 |
| 人の名前 | やることを引き受けた人 | 雑談に出てきた人の名前 |
表の中を左右に動かして読めます。
数字と日付は、聞き間違えやすい所です。言われたとおりに書き、あやしいときは、その場で聞き返します。聞き返し方は、「メモが追いつかないときは」の節で紹介します。
速く書くための記号と略し方
記号と略し方を決めておくと、書く量が減ります。記号は、自分で読めればよいので、紙のノートでもスマホのメモでも使えます。
次の記号は、このサイトで作った例です。自分や会社で使いやすいものに替えてかまいません。ただし、議事録に清書するときは、記号をすべて言葉に戻します。
| 記号 | 意味 | メモの例 | 清書したときの言葉 |
|---|---|---|---|
| 決 | 決まったこと | 決 価格表は11/9（月）から | 決まったこと：新しい価格表は、11月9日（月）から使う。 |
| 宿 | やること | 宿 営業 取引先3社に送る 11/6（金） | やること：営業担当が、新しい価格表を、取引先3社に11月6日（金）までに送る。 |
| ？ | あとで確かめる | 数量 200？ | 数量200個を、あとで確かめる |
| → | 次に回す・変更 | 納期 12/1 → 12/7 | 納期を12月1日（火）から12月7日（月）に変える |
| ※ | 数字・日付に注意 | ※ 見積 11/9（月） | 見積書の期限は11月9日（月） |
表の中を左右に動かして読めます。
人の名前や会社の名前は、1文字か2文字に略すと速く書けます。たとえば、「営業担当」は「営」、「事務担当」は「事」です。略した文字は、メモの最初のページの端に、一覧にして書いておきます。
メモを取る欄の作り方は、簡易の型をそのまま使えます。記号を付けた「決」と「宿」を、型の「決まったこと」と「やること」に写す形です。
メモが追いつかないときは
メモが追いつかないときは、焦って全部を書こうとせず、その場で聞き返すか、会議のあとで確かめます。書けなかった所を残したままにするのが、いちばんの失敗です。
追いつかない原因
メモが追いつかなくなる原因を、このサイトでは次の3つに分けて考えます。
- 話す速さが、書く速さを超えている（記号と略し方で、書く量を減らす）。
- 何が大事か分からず、全部を書こうとしている（決まったこと、やること、数字、日付の4つに絞る）。
- 数字や固有名詞の聞き取りに気を取られ、次の話を聞き逃している（その場で聞き返すか、「？」を付けて先へ進む）。
自分がどれに当てはまるかを、会議のあとで振り返ると、次に直しやすくなります。
その場で聞き返す言い方
聞き返してかまいません。聞き返す言い方を決めておくと、言い出しやすくなります。次の例文は、このサイトで作った例文です。
- 数字を確かめる：「すみません、いまの数量をもう一度お願いします。」
- 日付を確かめる：「期限は、11月6日（金）でよろしいですか。」
- 担当を確かめる：「その件は、事務担当が進める、ということでよろしいですか。」
- 決まったことを確かめる：「確認ですが、今日は価格表を11月9日（月）から使う、と決まったということでよろしいですか。」
聞き返すのは、決まったことと、やること、数字、日付の4つだけにします。それ以外の話は、聞き返さず、あとで確かめます。
会議のあとで確かめる手順
その場で聞き返せなかった所は、メモに「？」を付けておき、会議のあとで確かめます。
- 「？」を付けた所を、上から順に数える。
- 話した本人に、その日のうちに、短い言葉で聞く。
- 返事をもらったら、メモを書き直し、「？」を消す。
- 返事がもらえない所は、議事録に「確認中」と書き、確かめる人と期限を添える。
一人で全部書かない（書記を決める・分担する）
議事録は、一人で全部を書かなくてもかまいません。会議が長いときや、自分も発言するときは、役目を分けると、抜けが減ります。
分ける役目は、次の3つです。会議の人数が少ないときは、一人が2つの役目を兼ねてもかまいません。
- 書く人（書記）：メモを取り、議事録に清書する。
- 時間を見る人：議題ごとの時間を見て、話が長引いたときに声をかける。
- 確認する人：書記が書いた議事録を、送る前に読む。
書く人と確認する人を別の人にすると、書き間違いに気づきやすくなります。確認する人は、決まったこと、やること、数字、日付の4つを、自分の記憶と比べて読みます。
会議の中で、決まったことを声に出して読み上げる方法もあります。「いまの決定は、価格表を11月9日（月）から使う、ということですね」のように確認すると、書記がメモを追いつかせる時間も取れます。
録音を使うときに先に決めておくこと
録音を使うときは、先に出席者へ一言伝え、録音の置き場所と消す時期を決めておきます。録音してよいかどうかの法律の判断は、このページではしません。
録音は、メモの抜けをあとから補う材料になります。ただし、録音があっても、会議中に決まったことと、やることは、メモに書き留めておきます。
録音を使う前に、次の3つを決めておきます。
- 先に一言断る：会議の最初に、「議事録のために録音します」と伝えます。伝えずに録音すると、出席者が不安に思うおそれがあります。
- 置き場所と消す時期：録音の置き場所と、いつ消すかを、会社で決めておきます。決めずに残すと、だれが持っているか分からなくなります。
- 社外の人がいる会議：取引先の人がいる会議では、録音してよいかを、会議の前に先方に伝えて確かめます。
会議アプリの録画・文字起こしの機能には、始めると参加者に知らせが出るものがあります。Teamsの録画について、Microsoftのサポートページには、次のように書かれています。このページでいう「記録」は、録画のことです。
Teamsの録画を始めたときの知らせは、録画と文字起こしを始めると、参加者全員に知らされるのページの節に書きました。Google Meetの録画の知らせは、社外の相手がいる会議で先に伝えることのページの節に書きました。
ほかの会議アプリの知らせについては、このページでは書きません。各アプリの文字起こしの始め方は、Zoomの録画と文字起こし、Teamsの文字起こし、Google Meetの文字起こしのページの節で案内しています。
録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、AI議事録の見本で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。できあがりの見本は、「要点」「決まったこと」「やること」の3つの見出しに分かれています。
乱れたメモが議事録になるまで（2つの例）
乱れたメモは、会議のあとに、型へ写しながら整えると、議事録になります。社内の打ち合わせと、取引先との電話の2つで、メモと議事録を並べます。
次の2つの例は、このサイトで作った例です。実在の会議や会社の記録ではありません。書き方の決まりは、悪い例と直した例の節と同じです。
例1：社内の打ち合わせ
2026年11月16日（月）に開いた、展示会の準備の打ち合わせです。会議中に取ったメモが、次のとおりだったとします。
展示会 12/3？ 3人申込 営 今週中看板 事 水？
会議のあと、「？」を付けた所と「今週中」を、出席者に確かめました。展示会の日は12月3日（木）、看板の期限は11月18日（水）、申込書の期限は11月20日（金）と分かりました。型に写すと、次のようになります。
会議名：展示会の準備について日時：2026年11月16日（月）10時〜10時30分場所：会議室A出席者：営業部長、営業担当、事務担当議題：展示会の準備決まったこと：・展示会（12月3日（木））に、3人で出る。やること：（だれが／何を／いつまでに）・営業担当が、出展の申込書を11月20日（金）までに出す。・事務担当が、看板の注文を11月18日（水）までに済ませる。
直した所は、3つです。「今週中」を日付に、「営」「事」を役目の名前に、「？」を確かめた日付に直しました。
例2：取引先との電話
2026年11月17日（火）に、取引先から電話があり、納期が変わるという話でした。電話中に取ったメモが、次のとおりだったとします。
A社 購買 10:20〜納期 延びる？ 12月中旬数量 そのまま見積 再送 明日
「12月中旬」では日付が分かりません。電話を切る前に、「納期は、12月のいつになりますか」と聞き返し、12月14日（月）と確かめました。社内で回す記録に写すと、次のようになります。
会議名：A社との電話（納期の変更）日時：2026年11月17日（火）10時20分〜10時30分場所：電話出席者：（当社）営業担当 （先方）A社の購買担当議題：納期の変更決まったこと：・納期が、12月14日（月）に変わる。数量は変わらない。やること：（だれが／何を／いつまでに）・営業担当が、見積書を11月18日（水）までに先方に再送する。
この例で大事なのは、電話を切る前に聞き返したことです。聞き返さずに「12月中旬」と書くと、あとで先方にもう一度連絡して、日付を確かめなければなりません。
議事録が上手い人がしている、会議の直前と直後の動き
このサイトでは、議事録を上手に取るコツを、会議の直前の5分と直後の10分にする動きとしてまとめます。時間は、決めた動きを済ませるための目安です。
直前の5分
直前の5分には、次の3つをします。
- 議題の紙を見て、決まりそうなことを予想しておく。
- 前回の議事録の「やること」を読み、済んだか確かめる。
- ノートに、日付と会議名を書く。
前回のやることを読んでおくと、「前回の宿題は済みましたか」と聞けます。宿題の確認は、定例会議で前回の議事録を使う場面の1つです。
直後の10分
会議が終わった直後に、次の3つをします。まだ記憶が新しいうちに済ませます。
- 「？」を付けた所を、話した本人に確かめる。
- 「やること」を引き受けた人に、「看板の注文を、11月18日（水）までに、お願いします」のように、声に出して確認する。
- 清書の時間を、その日のうちに取っておく。
清書の進め方と、送る前に確かめることは、議事録の書き方の手順の節にまとめました。
よくある質問
自分も発言しながら、議事録を取るときはどうしますか？
全部を書こうとせず、決まったことと、やること、数字、日付だけを書き留めます。話し合いが長くなるときは、書記を別の人に頼むと、抜けが減ります。自分が発言している間は、メモの手を止めて、発言のあとに書き足します。
聞き取れなかった言葉は、どう書けばいいですか？
推測で書かず、その場所に「？」の印を付けておきます。会議のあとで、話した本人に確かめて書き直します。数字や日付が聞き取れないときは、そのままにしないで、会議の中で聞き返します。
録音してあれば、メモは要りませんか？
メモも取ります。録音は、聞き直すための材料で、聞き直すには時間がかかります。決まったことと、やることだけは、会議中に書き留めておくと、聞き直す場所がすぐ分かります。録音するときは、先に出席者へ一言伝えます。
議事録係を頼まれたら、最初に何を聞けばいいですか？
「何のための議事録か」「だれに、いつまでに送るか」「決まった型や保存する場所があるか」の3つを聞きます。3つ目の「決まった型」が無いときは、議事録のフォーマットのページにある簡易の型から始めます。
パソコンで打つのが遅いときは、手書きでもかまいませんか？
かまいません。会議中は紙に書き、会議のあと、その日のうちにパソコンで清書する方法もあります。打つ速さより、決まったことと、やることが抜けないことのほうが大切です。
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