面談記録の書き方（書く項目・テンプレート・書かないほうがよいこと）

このサイトでは、面談記録を、会議の議事録とは分けて、一人の社員について話したことを残す記録と呼びます。読む人は、議事録より狭くなります。

議事録は、会議で決まったことを、出席者みんなで確かめるために書きます。面談記録は、一人の人について話したことを、あとで面談した人が思い出せるように、限った人だけで持ちます。議事録の書き方の全体は、議事録の書き方に書きました。

短く残す面談の型は、会議の種類で変わるところの「面談・1on1」にあります。このページの型は、注意や指導、役割の変更、本人の事情を聞いた面談のように、あとで事実を確かめたくなる面談に使います。

保育園や学校の面談の記録は、このページでは調べていないので扱いません。採用面接は、国のページを紹介する節だけで触れます。

このページのテンプレートは、11の項目を並べた1つで、見せる範囲としまう場所だけは2行に分けています。コピーして、空欄を埋めて使います。

次の型は、このサイトで作ったものです。どの空欄も、面談した人が埋めます。（　）の中の説明は、埋めたら消します。

面談日時：　　年　　月　　日（　）　　時　　分〜　　時　　分
面談した人：　　　　（名前と役職）
面談を受けた人：　　（名前と部署）
きっかけ：　　　　　（定期／本人の希望／上司が必要と考えた）

話した事実：　　　　（日付・回数・本人が言った言葉。見聞きしたことだけ）
　・
本人の説明・希望：　（言葉をなるべくそのまま）
　・
面談した人の見方：　（意見。文の終わりは〜と考える）
　・

決まったこと：
　・
やること：　　　　　（本人／面談した人　だれが・何を・いつまでに）
　・

次の面談：　　年　　月　　日（　）　　時　　分
見せる範囲：　　　　（見てよい人の役職）
しまう場所：

ExcelやGoogleスプレッドシートに貼るときの手順は、Excel・Googleスプレッドシートで使うの節に書いた手順と同じです。

次の例は、このサイトで作ったものです。実在の人や会社の記録ではありません。

面談日時：2026年10月26日（月）16時〜16時30分面談した人：営業部長面談を受けた人：営業担当きっかけ：上司が必要と考えた 話した事実：・10月6日（火）、10月14日（水）、10月23日（金）の3回、始業の9時より遅れて出社した。本人の説明・希望：・10月は朝の電車が遅れることが多かった。・11月から、1本早い電車に乗りたい。面談した人の見方：・電車の遅れが理由なら、本人の対応で足りると考える。・11月にも続くようなら、もう一度話す必要があると考える。 決まったこと：・11月から、本人が1本早い電車に乗る。やること：・本人が、11月2日（月）から、始業の9時までに出社する。・面談した人が、11月30日（月）に、11月の出社の様子を本人と確かめる。 次の面談：2026年11月30日（月）16時見せる範囲：面談した人、人事の担当者しまう場所：人事の担当者が持つ、鍵のかかる棚（紙）

この例では、話した事実の欄に日付が3つあり、回数は3回です。やることの欄の11月30日（月）は、次の面談の日と同じです。

面談で聞いた健康や家族の話は、記録に残す前に、本人に確かめてから書くのが、このサイトのすすめです。法律の言葉の紹介も、この節にまとめます。

面談では、本人が体調や家族の事情を話すことがあります。このサイトの型は、そうした話を書く欄を、最初から作っていません。

法律の言葉として、個人情報の保護に関する法律（個人情報の取り扱いを決めた法律）の2条3項は、「要配慮個人情報」を次のように決めています。条文は、2026年10月19日に、e-Gov法令検索（国の法令を調べられるサイト）で、現在施行されている版を確かめました。

「この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。」✓ 確認日 2026年10月19日

この条は、言葉の意味を決めた条です。面談記録に健康のことを書いてよいか、書かなければならないかは、この条からは分かりません。

条文の最後の「政令で定める記述等」は、個人情報の保護に関する法律施行令2条が決めています。その中身は、このページには写さないので、e-Govの条文で確かめてください。面談で本人が話した体調の話が、この条の「要配慮個人情報」に当たるかどうかは、このページでは判断しません。

面談記録に書くことについて、このサイトのすすめは、次の3つです。法律の決まりではなく、このサイトの目安です。

1. 記録に残す前に、本人に聞く：健康や家族の話が出たときは、この点は記録に残してよいですか、と聞きます。
2. 残すときは、仕事の上で必要な配慮だけを書く：たとえば、立ち仕事の時間を短くしてほしい、と本人から希望があった、と書きます。細かい事情は書きません。
3. 残さない話は、その場で聞くだけにする：本人が残さないでほしいと言った話は、記録に書きません。

自分の会社の場合に、どう扱うかは、弁護士・社会保険労務士などの専門家に確かめてください。

このサイトでは、1on1（上司と部下が1対1で話す場）の記録を、短く残すものと、このページの面談記録に分けています。分けた違いは、次の表のとおりです。

会議の種類で変わるところの「面談・1on1」の型は、話したテーマ、決まったこと、やることを短く残す型です。そのページには、人の評価にかかわる話は、見せる人を決めた別の記録に分ける、と書きました。このページの型は、その別の記録に使えます。

このサイトのすすめは、毎回の1on1は短い型で残し、注意や指導の話が出た回だけ、このページの型で書き足すことです。これは目安で、決まりではありません。