自治会・町内会の総会の議事録（書き方と記入例・回覧のしかた）

議事録の書き方は、団体の規約で決まっていることがあります。このサイトでは、書き始める前に規約を開いて、決まりを探すことをすすめます。

規約とは、その団体が自分たちで決めた、運営の決まりのことです。会則など、団体によって呼び名が違いますが、このサイトではまとめて規約と呼びます。

探す語は、議事録・総会・議長・署名・委任状・回覧の6つです。見つかった条の番号は、型の余白に控えておくと、あとで確かめ直せます。

6つの語で見つからなくても、ほかの言い方で決まりが書かれていることがあるので、総会の条は通して読みます。それでも見つからない書き方は、このサイトの型を土台にして、役員で決めた書き方を控えておきます。署名と委任状の扱いが見つからないときは、このページでは調べていないので、専門家に確かめてください。

法律に決まりがあるかどうかは、このページでは調べていません。ですから、法律の決まりがないとは言えません。

会議の議事録そのものの基本は、議事録の書き方で紹介しています。このページは、総会の議事録に絞っています。

このサイトで作った、総会の議事録の型と記入例です。型をコピーして空欄を埋めれば使えます。規約に決まった形があれば、そちらが先です。

次の型は、このサイトで作ったものです。（　）の中の説明は、埋めたら消してから、回覧や掲示で配ります。

団体名：
総会の名前：　　　（例：令和　年度　通常総会）
総会の通知を出した日：　　年　　月　　日（　）
開催日時：　　年　　月　　日（　）　　時　　分〜　　時　　分
開催場所：
議長：　　　　　（決め方：規約第　条による／総会で選んだ）
書記：　　　　　（議事録を書く人）

会員数：　　　　（世帯または人。規約のとおりに数える）
出席数：
　出席（会場に来た人）：
　委任状：
　欠席（委任状なし）：
　規約で決めた、総会が成り立つ数：　　　（規約第　条）

議案と結果：
　第1号議案：
　　賛成　　　反対　　　保留　　　結果：（承認／修正して承認／否決／持ち越し）
　　意見・質問と答え：
　　直した内容（修正して承認のとき）：
　第2号議案：
　　賛成　　　反対　　　保留　　　結果：

議事の経過の概要：（話し合いの流れを短く）

署名（置くとき）：
　議長：　　　　　　　　印
　議事録署名人：　　　　印

作成者：　　　　作成日：　　年　　月　　日

議長の欄には、名前と決め方を書きます。規約に議長の決め方の条があるときは、その条の番号を書きます。出席した人の名簿は、この型には入れず、別の紙にします。

次の記入例は、このサイトで作ったものです。実在の団体の記録ではありません。

○○町内会　令和9年度　通常総会　議事録 総会の通知を出した日：2027年4月4日（日）開催日時：2027年4月18日（日）10時〜11時開催場所：○○町集会所議長：会長（規約第○条による）書記：副会長 会員数：120世帯出席数：出席（会場に来た人）：32世帯委任状：61世帯欠席（委任状なし）：27世帯 議案と結果：第1号議案：令和8年度の活動報告と会計報告賛成85　反対5　保留3　結果：承認意見・質問と答え：街灯の修理の内訳を知りたい。会計が、次の回覧で知らせる。第2号議案：令和9年度の班長の順番賛成93　反対0　保留0　結果：承認第3号議案：夏祭りの日程賛成70　反対20　保留3　結果：修正して承認意見・質問と答え：日程を1週間後ろにずらす案が出た。直した内容：日程を、案の日から1週間後ろにした。直した案で決を採った。 議事の経過の概要：はじめに、総会で、出席者の中から議事録署名人1名を選んだ。活動報告のあと、第1号議案で街灯の修理の内訳について質問が出た。第3号議案では、日程を直す案が出て、案を直したうえで決を採った。 署名：議長（会長）：○○　○○　印議事録署名人：○○　○○　印 作成者：副会長　作成日：2027年4月23日（金）

この例では、会員が120世帯で、会場に来た世帯が32、委任状が61、欠席が27です。32と61と27を足すと、120になります。

出席と委任状を足した93世帯が、どの議案でも、賛成・反対・保留を足した数と同じです。第1号は85と5と3、第2号は93と0と0、第3号は70と20と3で、どれも93になります。

この例は、委任状を出した世帯も出席に数え、直した案を含めて、どの議案の数にも入れると規約で決めている団体としています。自分の団体では、規約に合わせて数え方を直してください。

録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、AI議事録の見本で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。

署名人を置くかどうかは、規約で確かめます。このサイトの型では、置くときは、議長と署名人が署名する欄を、議事録の最後に付けます。

規約に署名人の人数が書かれているときは、同じ人数分の欄を作ります。署名の方法（名前を書くか、印を押すか）も、規約で確かめます。

このサイトのすすめは、署名人をどう選んだか（規約の何条によるか、総会で選んだか）を、議事の経過の概要に1文で書いておくことです。

安曇川地域住民自治協議会の様式の締めの文は、「上記のとおり、総会の議事録を作成し、議長および議事録署名人は次に署名・捺印する。」です。署名・捺印が要るかどうかは規約で決まるので、この様式を、要る根拠にはしません。

次の署名の欄は、このサイトで作ったものです。署名人を置かない団体は署名人の行を、印を押さない団体は印の字を消して使います。

上記のとおり、総会の議事録を作成したので、次に署名する。

議長：　　　　　　　　　印
議事録署名人：　　　　　印
議事録署名人：　　　　　印

このサイトのすすめは、署名の前に、署名人が議事録を最後まで読むことです。これは目安で、決まりではありません。

自治会・町内会の議事録署名人については、議事録署名人とはのページでも扱っています。

役員会や班長会の議事録は、総会の型より短い型から始められます。このサイトでは、日付・決まったこと・やることの簡易の型に、出席の欄を足します。

簡易の型の全体は、簡易の型で紹介しています。次の型は、それに出席と次回の欄を足した、このサイトで作ったものです。

会議名：（役員会／班長会）
日付：　　年　　月　　日（　）
出席：　　名（欠席　　名）　（名前を書くかは、配る前に決めておく）
決まったこと：
　・
やること：（だれが／何を／いつまでに）
　・
次回：

総会の議案にする案を役員会で話し合ったときは、役員会の議事録の決まったことの欄に、総会に出す案の内容を書いておくことを、このサイトではすすめます。総会の議事録と見比べられるよう、議案の名前をそろえます。