会議の進め方（司会が決めておくことと、始めと終わりの一言）

このサイトでは、司会が会議の前に決めることを、目的・決めること・終わる時刻の3つにしています。

決める順番は、目的、決めること、終わる時刻です。この順番は、このサイトのすすめで、決まりではありません。目的が決まる前に終わる時刻だけを決めると、その時間で何を済ませるのかが分からなくなります。

目的は、会議が終わったときに、済んだかどうかが分かる形で書きます。「〜を決める」「〜を確かめる」のように書くと、終わりに確かめやすくなります。「共有する」とだけ書くと、終わったときに、共有できたのかが分かりません。

決めることは、議題ごとに、会議の中で答えを出したいことを1つずつ書きます。答えを出さなくてよい議題は、報告だけの議題として分けます。決めることが1つも書けないときは、会議を開く前に、メールやチャットで足りないかを考えます。

終わる時刻は、始まりが遅れても動かさない時刻として決めます。先に終わる時刻を決めておくと、議題ごとの時間を、そこから逆算して決められます。

次の型は、このサイトで作ったものです。司会が、会議の前に埋めます。（　）の中の説明は、書いたら消します。

目的：（会議が終わったときに、何が済んでいればよいか。1文）
決めること：（議題ごとに、会議の中で答えを出したいこと）
終わる時刻：　　時　　分（始まりが遅れても動かさない）

次の例は、このサイトで作ったものです。実在の会議の記録ではありません。会議は、2026年12月7日（月）10時に始まる営業定例会議とします。

目的：来月の展示会に出す商品を決める決めること：出す商品と、その準備の担当を決める終わる時刻：10時45分（始まりが遅れても動かさない）

アジェンダ（議題を書いて先に配る紙）を配る会議では、この3つをアジェンダにも書きます。アジェンダに書く項目の、目的、決めたいこと、日時（終わりの時刻）の欄です。配らない会議では、この3行を手帳に書いておくだけでかまいません。

このサイトでは、話がそれたときも長引いたときも、議題と終わる時刻を言い直してから、戻す一言を言います。

戻す一言は、話した人を止めるためではなく、いま何の時間なのかを全員で合わせるために言います。話した人を責める言い方は入れません。

次のせりふは、このサイトで作った例です。最初の例と同じ、展示会に出す商品を決める会議とします。

話がそれたとき

それた話が大事なときは、捨てずに、あとで話す場所を作ります。ホワイトボードの端か司会のメモに、あとで話すことの欄を作って書き留めます。その話をどうするかは、終わる前の読み上げで決めます。

その話は大事なので、あとで話すことの欄に書いておきます。どう扱うかは、最後に決めましょう。いまは、10時45分までに決めたい、展示会に出す商品の話に戻らせてください。

長引いたとき

残りの時間と、まだ決まっていないことを、1つ言います。残りの時間で決められない議題は、次の回に回します。

このサイトのすすめは、終わる時刻を動かさないことです。どうしても延ばすときは、延ばす時間を言い、出席者の都合を聞いてから延ばします。

残りは10分です。まだ決まっていないのは、3つ目の商品だけです。あと5分で、そこを決めます。決まらなければ次の回に回して、最後の読み上げに入ります。

結論が出ないまま時間が近づいたとき

決められないことを、その場で無理に決めようとはしません。選択肢を2つほどに絞り、だれが何を調べ、いつ決めるかを決めて終わります。

3つ目の商品は、いまの時点で、BとDの2つに意見が分かれています。今日はこの2つに絞ります。営業担当さんが、BとDの費用を12月11日（金）までに調べ、次の会議で決めます。

発言しない人がいるとき

このサイトのすすめは、名前を呼んで、「何かありますか」と広く聞かずに、気になる点を1つだけ聞くことです。聞くことを1つに絞ると、答える人が何を話せばよいかがはっきりします。聞く順番を、先に決めて伝えておく方法もあります。

事務担当さんは、この日程で気になる点はありますか。1つだけ教えてください。

このサイトのすすめは、司会と書記を別の人にすることです。会議の前に、書記を決めて、本人に伝えておきます。

司会は、時間と流れを見ます。書記は、決まったこととやることを書きます。一人で両方をすると、どちらかに手が回らなくなる場面が出てきます。

役目の分け方の全体は、一人で全部書かない（書記を決める・分担する）に書きました。このページでは、司会から書記に頼むことだけを書きます。時間を見る人を別に置くときは、残り何分で知らせてもらうかを、会議の前に決めておきます。

司会から書記に、会議の前に伝えておくことは、次の3つです。

• 議題の順に、決まったこと、やること、決まらなかったことを書く。数字と日付は、言われたとおりに書く。
• 聞き取れなかったときは、その場で止めて、聞き返してよい。
• 最後に司会が読み上げるので、違うところがあれば教えてほしい。

次の文例は、このサイトで作ったものです。

今日の書記をお願いします。議題は3つです。議題ごとに、決まったこと、やること、決まらなかったことを書いてください。聞き取れなかったときは、その場で止めて、聞き返してください。最後に私が読み上げるので、違っていたら教えてください。

司会が書記も兼ねるとき

人数が少ない会議では、一人で兼ねることもあります。そのときは、議題が変わるたびに、いったん話を止めて、決まったことを1行書く時間を取ります。

読み上げは、いつもより丁寧にします。会議のあとは、送る前に、ほかの出席者の1人に読んでもらいます。書いた人と確かめる人が同じだと、間違いに気づきにくいからです。

社長が司会をするとき

このサイトのすすめは、社長が自分の考えを最後に話すことです。先に結論を言うと、出席者が意見を言いにくくなるおそれがあります。始めの一言で、そう伝えておきます。

読み上げも社長が行い、違うところは遠慮なく教えてほしいと言い添えます。

今日は、先に皆さんの考えを聞きます。私の考えは、最後に話します。

このサイトでは、会議の種類ごとに、司会が最初に言うことと、終わる前に読み上げることを変えています。

次の表は、このサイトで決めた目安です。表にない会議は、いちばん近い行から始めて、足りないところを足します。

社内の定例会議

定例会議は、決まった日に開くので、前回のやることが済んだかを、最初の議題で聞きます。済んでいないことは、新しい期限を決めて、読み上げに入れます。

営業会議の進め方

営業会議では、担当ごとの報告が続くと、決めたいことの時間が残らなくなります。そこで、司会が最初に、今日決めたいことを1つ言い、その議題の時間を先に守ります。報告だけの議題は、あとの時間で短く済ませます。

朝礼

朝礼は、短く終わることを優先します。始めの一言で終わる時刻を言い、決めたいことを1つか2つに絞ります。

議事録の側で足す欄は、会議の種類で変わるところに書きました。