議事録の書き方 ／ 録音と文字起こし
文字起こしとは（手元の道具でできる方法と選び方）
文字起こしとは、話した言葉を文字にすることです。iPhoneのボイスメモ・Word・Googleドキュメント・会議アプリなど、手元の道具でできる方法と、録音の状況ごとの選び方、文字にしたあと議事録の形に整える順番を紹介します。
このページは、録音や会議の音声を文字にする方法の入り口です。スマホで録った音、ICレコーダーのファイル、Web会議、電話のそれぞれについて、手元の道具でできることを一覧にして、詳しいページへ案内します。
手順や条件は、公式のヘルプを確認した日つきで、それぞれのページに書いています。このページには、方法を選ぶための考え方と、文字にしたあとで議事録の形に整える順番を書きます。
文字起こしとは（議事録との違い）
このサイトでは、話した言葉を文字にすることを文字起こし、決まったこととやることを残す記録を議事録と呼びます。
この2つは、残すものが違います。文字起こしは、話した言葉を話した順に文字にしたものです。議事録は、その中から決まったこととやることを選んで、会議に出なかった人にも分かる形にしたものです。
この2つの呼び分けは、このサイトでのもので、決まった定義ではありません。
| 項目 | 文字起こし | 議事録 |
|---|---|---|
| 残すもの | 話した言葉を、話した順に | 決まったこと、やること、何の話だったかの要点 |
| 読む人 | 会議に出た人が、記録を確かめるために読む | 会議に出なかった人も、結果を知るために読む |
| 向く使い道 | 言った言わないの確認、議事録の材料 | 配って共有する、あとから探す |
表の中を左右に動かして読めます。
文字起こしは、議事録の材料です。話した順に並んでいるだけでは、何が決まったのかを読み取りにくいので、そのままでは議事録になりません。
議事録そのものの項目と書き方は、議事録の書き方にまとめています。
文字起こしの3つのやり方（自分で起こす・道具で起こす・人に頼む）
文字にする方法は、自分で聞いて書く、道具に任せる、人に頼む、の3つです。録音の長さと使い道で選びます。
どれが正しいということはありません。録音の長さ、録音の数、中身の扱いで選びます。次の表は、このサイトで3つを見比べたものです。
| やり方 | 向く場面 | 手間のかかるところ | 先に確かめること |
|---|---|---|---|
| 自分で起こす | 短い録音や、一部の発言だけを文字にしたいとき | 録音を止めながら聞いて書くので、聞き返す時間がかかる | 日付・名前・数字の聞き違い |
| 道具で起こす | 録音が長いときや、録音がたくさんあるとき | 出てきた文字を読み直して、直す | 録音を会社の外の道具に渡してよいか |
| 人に頼む | 自分や社内では手が回らないとき | 頼む先を探して、依頼の内容を伝える | 会議の内容を社外の人に渡してよいか |
表の中を左右に動かして読めます。
道具で起こすときは、道具が録音を聞き取って、文字に直します。録音が聞き取りにくいほど、出てきた文字を直す手間が増える、とこのサイトでは考えています。
人に頼む方法は、文字起こしを仕事として受ける頼み先がある、という点までを書きます。会社名や値段は、このサイトでは書きません。
選ぶときは、次の3つを、上から順に自分に聞いてみます。これはこのサイトで考えた順番で、決まりではありません。
- 録音はもう手元にあるか。これから話すだけなら、話しながら文字にする機能も選べます。会議の場で使うときは、録音と同じく、始める前に参加者へ伝えます。オンラインで入っている人がいれば、その人たちにも伝えます。
- 録音は短いか、長いか。長いほど、道具に任せる利点が大きくなります。
- 会社の外に録音や文字を渡してよいか。渡せないときは、自分で起こすか、会社の中で使える道具を選びます。
話したとおり全部残す形と、読みやすく整える形の違い
このサイトでは、言葉をそのまま全部残す形と、言いよどみを除いて読みやすく整える形に分けて、使い道で選びます。
文字起こしには、2つの形があります。これはこのサイトでの分け方です。
- 全部残す形：えー、あのー、のような言いよどみや、言い直しまで、話したとおりに残します。だれが、どう言ったかを確かめたいときに向きます。
- 整える形：言いよどみや、くり返しを除いて、読みやすくします。議事録の材料にするときや、会議に出なかった人が読むときに向きます。
次の例は、このサイトで作ったものです。実在の会議の記録ではありません。同じ発言を、2つの形で並べています。
全部残す形：えー、では、ホームページの、あの、写真の差し替えですが、えーと、木曜日までに、終わらせるということで、えー、お願いできますか。 整える形：では、ホームページの写真の差し替えを、木曜日までに終わらせることで、お願いできますか。
整える形でも、意味は変えません。日付・名前・数字は、読みやすさのために直さず、録音で確かめます。
どの道具がどちらの形で文字を出すか、設定で選べるかは、このページでは確かめていません。
議事録の材料にするなら、整える形で足りることが多い、とこのサイトでは考えています。これは目安で、決まりではありません。
文字起こしの方法の一覧（手元の道具の早見表）
録った場所や道具ごとに、できることと詳しいページを表にしました。条件の細かい所は、行き先のページで見ます。
| 道具・録った場所 | できること | 詳しいページ |
|---|---|---|
| iPhoneのボイスメモ | ボイスメモのアプリの中で、録音中も録音後も、話し声の文字を見られます。機種・言語・国や地域に条件があります | iPhoneのボイスメモの文字起こし |
| パソコンのGoogleドキュメント | パソコンのマイクに話した声を、ドキュメントに文字として入れます。録音ファイルを入れる方法は、音声入力の公式のヘルプには書かれていません（調べた範囲） | Googleドキュメントの音声入力 |
| 手元の録音ファイル | ファイルの形式・長さ・置き場所を確かめてから、文字にする道具を選びます | 録音ファイルを文字にする方法 |
| パソコンのWord | 録音ファイルを上げて文字にする機能と、話して入力する機能の2つがあります。Wordの種類・契約・言語に条件があります | Wordの文字起こし |
| 電話（留守電・通話の録音） | iPhoneの留守番電話と通話録音、ドコモとSoftBankの留守番電話のサービスを取り上げています。国や地域、携帯会社、言語によって、使えるかどうかが変わります | 留守電・電話の文字起こし |
| ICレコーダー | パソコンに移し、ファイルの形式を確かめてから、文字にする道具を選びます | ICレコーダーから文字起こし |
| Zoom | 録画・文字起こし・AIの要約など、4つの残し方があります。使えるかどうかは、プランと設定で変わります | Zoomの議事録 |
| Teams | 文字起こし・録画・AIの要約の3つがあります。条件は機能ごとに別で、文字起こしを始められる人は、立場や設定で変わります | Teamsの議事録 |
| Google Meet | 話された言葉を残す文字起こしと、会議のメモを作る自動メモ生成の2つがあります。使える契約の種類と端末に、条件があります | Google Meetの議事録 |
| Gemini | Geminiアプリに、音声ファイルを渡せます。音声の長さに上限があり、ファイルの種類や契約にも条件があります | Geminiアプリに音声ファイルを渡す手順と条件 |
表の中を左右に動かして読めます。
表のできることの列は、短くした言い方です。機種、契約、設定、言語などの条件は、行き先のページの、公式のヘルプを確認した日つきの欄で見ます。
どの道具でも、会議の声を録るときや、会議の場で話しながら文字にするときは、始める前に参加者へ伝えます。オンラインで入っている人がいれば、その人たちにも伝えます。
ChatGPTとGemini Notebook（旧NotebookLM）に録音ファイルを渡すときの、形式と上限の種類は、録音ファイルを文字にする方法の早見表に並べています。
生成AIに文字起こしや議事録のまとめを頼むときの文面は、議事録のプロンプトで扱います。このページでは、AIへの頼み方までは書きません。
録音の質で変わること（マイクの位置・話す人の数・雑音）
このサイトでは、マイクの位置、話す人の数、雑音の3つが、文字になったものの読みやすさを左右すると考えます。
どの方法で文字にするときも、元の録音が聞き取りにくいと、文字になったものを直す手間が増えます。3つが、文字になったものにどう出やすいかと、そのときの直し方を、このサイトの考えとして書きます。録ること自体は、始める前に、オンラインで入っている人も含めて参加者へ伝えます。
- マイクの位置：マイクから遠い席の発言は、抜けたり、聞き違えた字になったりすることがあります。文字が途切れている所は、録音のその場所を聞き直します。
- 話す人の数：声が重なった所は、2人の発言が1つの文につながったり、だれの発言か分からなくなったりすることがあります。出席者の一覧を手元に置き、聞き直しながら名前を入れます。
- 雑音：大きな音と重なった所は、字が抜けることがあります。前後の文から推して埋めず、聞き直して確かめます。
録る段階でできることと、会議の前に埋める確認表は、聞き取りやすく録るコツに書きました。
文字にしたあと、議事録の形に整える順番
このサイトでは、文字を読み直し、要点・決まったこと・やることの順に拾って、議事録の型に移すことをすすめます。
文字になったものを、そのまま配ると、読む人は決まったことを探すところから始めることになります。次の順番で、拾って書き直します。これはこのサイトで考えた順番です。
- 文字になったものを、上から通して読みます。聞き違いに見える所には、印をつけます。
- 何の話だったかを、1〜2行の要点にまとめます。標準と詳細の型では、議題の欄に書きます。
- 決まったことを拾います。結論だけを、短く書きます。
- やることを拾い、だれが・何を・いつまでにを付けて書きます。期限が話に出ていないときは、空けておきます。
- 日付・名前・数字は、録音のその場所を聞き直して確かめます。
型は、すぐ使える議事録の型で配っています。会議に合う型を選び、欄を埋めます。
次の例は、このサイトで作ったものです。実在の会議の記録ではありません。前半の文字起こしの一部から、後半の議事録の欄を作っています。
文字起こしの一部：（山田）では、ホームページの写真の差し替えは、木曜日までに、佐藤さんお願いします。（佐藤）はい、やります。新しい写真は私が選びます。（山田）掲載の確認は私がします。金曜日の朝に見ます。 議事録の欄に移したもの：議題：ホームページの写真の差し替え決まったこと：・写真の差し替えは、木曜日までに終える。やること：（だれが／何を／いつまでに）・佐藤が、新しい写真を選んで差し替える。（木曜日まで）・山田が、掲載を確認する。（金曜日の朝）
この例では、期限が別々の場所に出てきます。取り違えないように、録音のその場所で確かめます。
録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、AI議事録の見本で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。
社外の人の声や個人の情報を扱う前に決めること
このサイトでは、取引先やお客さまの声が入る録音は、録る前に、伝え方と置き場所と消す時期を決めることをすすめます。
文字にしたものにも、話した内容や名前、電話番号などが入ることがあるので、このサイトでは録音と同じように扱うことをすすめます。伝え方の例、置き場所、消す時期は、録音を使うときに先に決めておくことにまとめています。録音してよいかどうかの法律の判断は、このページではしません。
状況別：何を使えばよいか
このサイトでは、録った場所を手がかりに、スマホ・ICレコーダー・Web会議・電話の4つに分けて選ぶことをすすめます。
どの状況でも、先に確かめるのは、録音がもう手元にあるかです。手元にあれば、上の早見表の、録音ファイルの行から始められます。これから録るときの道具の選び方は、会議を録音する道具と置き方にまとめています。スマホやICレコーダー、会議アプリで会議を録るときは、始める前に、部屋の人にもオンラインで入っている人にも伝えます。
スマホで録った
iPhoneのボイスメモは、アプリの中で文字を見られます。機種などの条件があるので、早見表の行き先のページで確かめます。
Androidのスマホで録ったときは、ボイスメモのページのAndroidのスマホで録ったときの節を見ます。スマホの機能で足りないときは、録音をファイルにして、ほかの道具で文字にします。
ICレコーダーで録った
録音のファイルをパソコンに移して、ファイルの形式を確かめてから、文字にする道具を選びます。機種ごとのつなぎ方は、取扱説明書で確かめます。
Web会議だった
Zoom・Teams・Google Meetの録画や文字起こしの機能が、自分の会議で使えるかを、まず確かめます。条件はアプリごとに違い、Zoomはプランと設定、Teamsは立場と設定、Google Meetは契約の種類と端末で変わると、早見表の行き先のページに書いています。
部屋に集まる人とオンラインの人が混ざる会議の録り方と伝え方は、Web会議を録るときにまとめています。どのアプリで録るときも、始める前に、部屋の人にもオンラインの人にも伝えます。
電話だった
留守電は、iPhoneの機能と、携帯会社のサービスを見ます。通話を録音して文字にするときは、始める前に、相手へ伝えます。
よくある質問
文字起こしと議事録は、何が違いますか？
このサイトでは、話した言葉を話した順に文字にしたものを文字起こし、その中から決まったこととやることを選んで残す記録を議事録と呼びます。文字起こしは議事録の材料として使うことをすすめます。これはこのサイトでの呼び方で、決まった定義ではありません。
文字起こしは、どの道具でできますか？
このページの早見表には、iPhoneのボイスメモ、Googleドキュメントの音声入力、Word、Gemini、Zoom・Teams・Google Meetの会議アプリ、留守電と電話、手元の録音ファイル、ICレコーダーの録音を載せています。使える機種・契約・言語などの条件は、行き先のページで確かめます。公式のヘルプを確認した日は、行き先のページに書いています。
文字起こしを、そのまま議事録にしてもよいですか？
会社の決まりによるので、このページでは決められません。このサイトでは、文字起こしを議事録の材料にして、決まったこととやることを選び、型に書き直すことをすすめます。日付・名前・数字は、録音で確かめます。
長い録音も、文字にできますか？
このページには、時間の数字を書きません。道具によって、長さや大きさの上限、または1か月に文字にできる長さの枠が、公式のヘルプに書かれています（このサイトの言い直しです）。どの道具にどの種類の上限があるかは、録音ファイルを文字にする方法の早見表にまとめています。数字は、行き先のページと公式のページで確かめます。
このサイトのAI議事録は、文字起こしをしますか？
録音を入れると、どんな議事録にまとまるかの見本を、AI議事録の見本で確認できます。いまは見本だけで、録音を送って処理する受付はまだ始めていません。
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